İşe alım süreci nasıl yönetilir? Başvurudan teklife aday takibi

İşe alım süreci hangi aşamalardan oluşur?

İşe alım, bir pozisyon ihtiyacının onaylanmasıyla başlar ve adayın işe başlamasıyla biter. Arada ilan, başvuru, ön eleme, mülakat ve teklif aşamaları vardır; her aşamada ne kaydedileceği önceden belirlenirse verilen karar sonradan açıklanabilir.

1. İhtiyaç tanımı. Pozisyon, departman, çalışma şekli ve bütçe yazılır. Kayıt: onaylayan kişi ve tarih.
2. İlan. Görev tanımı ve aranan nitelikler kariyer sayfasında yayımlanır, bağlantı diğer kanallarda paylaşılır. Kayıt: ilan metni, yayın ve son başvuru tarihi.
3. Başvuru. Aday formu doldurur ve aydınlatma metnini okur. Kayıt: başvuru kaynağı, aydınlatma onayının zamanı, varsa açık rıza.
4. Ön eleme. Başvurular önceden yazılmış asgari koşullara göre ayrılır. Kayıt: eleme gerekçesi.
5. Mülakat. Her görüşmeci aynı ölçütlerle puan verir ve notunu yazar. Kayıt: görüşmeci, tarih, puan, öneri.
6. Teklif ve kapanış. Seçilen adaya teklif yapılır, diğer adaylar bilgilendirilip kapatılır. Kayıt: karar ve kapanış nedeni.
7. İşe giriş. Teklifi kabul eden adayın bilgileri personel kaydına aktarılır ve işe giriş adımları başlar.

Aday değerlendirme notları nasıl tutarlı tutulur?

Tutarlı değerlendirme, her adayın aynı ölçütlerle ve aynı ölçekle puanlanmasıdır. Ölçütleri görüşmeden önce yazın, her görüşmeciye ayrı puan verdirin ve puanları görüşmeciler birbirini etkilemeden toplayın; not ile puan birlikte okunduğunda karar savunulabilir olur.

• Pozisyon için üç ila beş ölçüt belirleyin (teknik bilgi, iletişim, deneyim gibi) ve her birinin ne anlama geldiğini bir cümleyle tanımlayın.
• Tek ve kısa bir ölçek kullanın; 1–5 gibi bir ölçek görüşmeciler arasındaki yorum farkını azaltır.
• Notlara gözlem yazın, izlenim değil: “örnek bir proje anlattı” gözlemdir, “sempatik biri” değildir.
• Medeni durum, yaş ya da sağlık gibi işle ilgisi olmayan konuları sormayın ve not almayın.

Aday verisi için KVKK ne diyor?

Aday da 6698 sayılı Kanun'a göre ilgili kişidir. İşveren başvuru anında adayı Kanun'un 10. maddesine göre aydınlatır; işe alınmayan adayın verisini, işleme sebebi ortadan kalktığında 7. maddeye göre siler, yok eder ya da anonim hâle getirir.

Aydınlatma metni en az şunları söyler: veri sorumlusunun kimliği, verinin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi, adayın Kanun'daki hakları. Kurum, açık rızaya dayanmayan işlemlerde de aydınlatmanın sürdüğünü vurgular (KVKK: Aydınlatma Yükümlülüğü).

Kanun olumsuz sonuçlanan başvurular için bir gün sayısı vermez. Süreyi işletmeniz belirler ve saklama ve imha politikasına yazar; sicile kayıt yükümlüsü işverenlerde silme ve imha yönetmeliği dönemsel imha aralığının altı ayı geçemeyeceğini söyler. Kanun metni: 6698 sayılı Kanun; silme, yok etme ve anonimleştirmenin farkı için Kurum'un açıklaması.

İşe alımı e-posta ve Excel ile yönetince nerede tıkanır?

E-posta ve tabloyla yürüyen işe alımda bilgi kişilerde kalır. Aynı aday iki kanaldan gelip iki ayrı kişi tarafından değerlendirilir, mülakat notu bir yazışmanın içinde kaybolur ve işe alınmayan adayların özgeçmişleri yıllarca gelen kutularında durur.

• Özgeçmişler birden çok kişinin gelen kutusuna düşer; hangi adaya kimin döndüğü bilinmez.
• Adayın aşaması tabloda elle güncellenir; tablo geride kalır ve adaya iki kişi farklı bilgi verir.
• Görüşmeciler birbirinin notunu görüp ona göre puan verir; bağımsız değerlendirme kaybolur.
• Olumsuz sonuçlanan adaylar için silme günü yoktur; özgeçmiş indirilen kopyalarda da kalır.
• İşe alınan adayın bilgileri personel listesine yeniden yazılır; yazım hatası bordroya kadar taşınır.

Sora İK'da işe alım süreci nasıl işler?

Sora İK'da ilanlar firmanın kariyer sayfasında yayımlanır, başvurular her ilanın aday panosunda toplanır ve adaylar Yeni aşamasından başlayıp ön eleme, mülakat ve teklif üzerinden işe alıma ilerler. İşe alınan adaydan personel kartı açıldığı için bilgiler yeniden yazılmaz.

• Kariyer sayfası: firmanın kısa adını taşıyan adreste Türkçe ve İngilizce ilan listesi; ilan sayfaları JobPosting yapılandırılmış verisi taşır.
• Başvuru formu: özgeçmiş dosya değil bağlantı olarak alınır; aday aydınlatma metnini onaylar, varsa ayrı ve isteğe bağlı rıza kutusunu işaretler. Form, Cloudflare Turnstile ile otomatik başvurulara karşı korunur.
• Mükerrer başvuru: aynı e-postayla aynı ilana ikinci başvuru alınmaz.
• Değerlendirme: notlar tarih ve yazarıyla tutulur; her değerlendiren bir kez 1–5 puan, öneri ve yorum girer, ortalama panoda görünür.
• Saklama: süreyi ay olarak siz girersiniz; süresi dolan kapalı adaylar listelenir, İK kaydı notlarıyla birlikte siler.

Başka kanaldan gelen aday panoya tek tek eklenir; toplu içe aktarma yoktur ve ilanlar ilan sitelerine otomatik gönderilmez. Adaya “başvurunuz alındı” e-postası, sürükle-bırak pano, firmaya göre düzenlenen aşamalar ve özgeçmiş dosyası yükleme yol haritasındadır; mülakat planlama, teklif mektubu ve yapay zekâ ile CV ön eleme de ayrı modüller olarak yol haritasında yer alır. Paketler aktif çalışan sayısına göre belirlenir, adaylar bu sayıya girmez (Sora İK fiyatları). Ayrıntılar: Aday Takip Sistemi modülünün tüm özellikleri.

BT ve kurumsal açıdan aday verisinde nelere dikkat edilmeli?

Aday verisi, şirketin henüz iş ilişkisi kurmadığı kişilere aittir ve çoğu zaman en dağınık tutulan kişisel veridir. Özgeçmişleri e-postadan çıkarmak, aday kayıtlarına erişimi daraltmak ve herkese açık başvuru formunu korumak üç temel önlemdir.

• Özgeçmişleri e-postayla iletmeyin; görüşmeciye dosya göndermek yerine kayda erişim verin.
• Aday kaydını kimin açtığı izlenebilmeli; Sora İK'da bir aday kartının açılması denetim kaydına geçer.
• Varsayılan erişimi dar tutun; Sora İK'da aday verisini firma sahibi ve İK görür, ekip yöneticisine erişim özel rolle açılır.
• Herkese açık form bot ve istenmeyen başvuru hedefidir; doğrulama ve hız sınırı olmadan form yayımlamayın.
• Elle eklenen aday için sistemde aydınlatma onayı tutulmaz; bu adayları ayrıca bilgilendirin.

Yetki tasarımının genel çerçevesi İK yazılımı güvenliği rehberinde, aday ve çalışan verisinin hukuki tarafı insan kaynaklarında KVKK rehberinde.

İşe alımla birlikte çalışan modüller

İşe alım, aday teklifi kabul ettiği anda bitmez; işe giriş, performans ve yetki kuralları aynı kaydın devamıdır. Aşağıdaki rehberler sürecin sonraki adımlarını anlatır.

• İşe giriş ve çıkış kontrol listesi: İşe giriş ve işten çıkışta evrak, SGK bildirimi, hesap ve ekipman adımlarının sorumlu ve zamanıyla listesi.
• 360 derece performans değerlendirme rehberi: KPI ve yetkinlik ölçütleriyle değerlendirme dönemi, form tasarımı, değerlendirici seçimi ve sonuçların kullanımı.
• İK yazılımı güvenliği rehberi: Rol bazlı yetki, iki adımlı doğrulama ve denetim kaydı için satıcıdan bağımsız BT kontrol listesi.
• İnsan kaynaklarında KVKK rehberi: Çalışan ve aday verisinde aydınlatma, hukuki sebep, saklama-imha ve erişim adımlarıyla KVKK uyumu.

Sık sorulan sorular

Aday takip sistemi nedir, kimler kullanır?

Aday takip sistemi (ATS), ilanları, başvuruları, aday aşamalarını ve değerlendirme notlarını tek kayıtta toplayan yazılımdır. İK uzmanı adayları aşamalarda ilerletir, görüşmeciler not ve puan girer, yönetici ilan başına durumu izler. Yılda birkaç kişiyi işe alan bir şirkette bile özgeçmişleri e-posta kutularından çıkarmak için kullanılır.

Olumsuz sonuçlanan başvuruların verisi ne kadar saklanır?

Kanun bunun için gün sayısı vermez. İşleme sebebi ortadan kalktığında veri silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir; süreyi veri sorumlusu olarak siz belirler ve saklama ve imha politikanıza yazarsınız. Adayı ileride başka bir pozisyon için değerlendirmek istiyorsanız bunu aydınlatma metninde açıkça söyleyin ve süreyi hukuk danışmanınızla kararlaştırın.

Kariyer sayfası olmadan ATS kullanılabilir mi?

Kullanılabilir; ATS'nin asıl değeri, başvurunun nereden geldiğinden çok sonrasının tek yerde izlenmesidir. Ancak kariyer sayfası olmadan her başvuru elle girilir ve adayın aydınlatma onayı sistemde kayda geçmez. Sora İK'da başka kanaldan gelen aday panoya tek tek eklenir; bu adaylar için aydınlatmayı ayrıca yapmanız gerekir.

Sora İK'da mülakat planlama var mı?

Bugün mülakat, aday panosundaki bir aşamadır: adayı Mülakat aşamasına alır, görüşmeden sonra notunuzu, 1–5 puanınızı ve önerinizi aday kartına girersiniz. Takvim üzerinden mülakat planlama ve puan kartları ayrı bir modül olarak yol haritasındadır; o güne kadar görüşme saatini kendi takviminizde ayarlarsınız.

Aday notlarını kimler görebilir?

Genel kural, notları yalnız işe alım kararına katılanların görmesidir; başka bölüm yöneticilerinin ya da sistem yöneticisinin aday notuna erişmesi gerekmez. Sora İK'da aday kayıtlarını varsayılan olarak firma sahibi ve İK rolü görür; her notun yazarı kartta görünür ve kartın kim tarafından açıldığı denetim kaydına geçer.