İşe giriş ve işten çıkış işlemleri: adım adım kontrol listesi

İşe giriş işlemleri nasıl yapılır?

İşe giriş, çalışan ilk güne gelmeden önce başlar: evrak istenir, SGK bildirimi yapılır ve hesaplar hazırlanır. İlk gün sözleşme imzalanır, ekipman teslim edilir; ilk haftalarda eğitim ve tanıtım tamamlanır. Her adıma bir sorumlu ve son tarih vermek süreci kişiden bağımsız hâle getirir.

İşten çıkış işlemlerinde hangi adımlar izlenir?

İşten çıkışta giriş adımları ters sırayla kapatılır. Fesih ya da istifa yazılı kayda geçer, son iş günü belirlenir, erişimler kapatılır, ekipman geri alınır ve çalışana çalışma belgesi verilir. SGK işten ayrılış bildirgesi ve son ücret hesabı ise çıkıştan sonraki günlerde tamamlanır.

İşe giriş ve çıkış bildirimleri için mevzuat ne diyor?

5510 sayılı Kanun'un 8. maddesi, işverenin çalıştırmaya başladığı kişiyi sigortalılık başlangıç tarihinden önce sigortalı işe giriş bildirgesiyle SGK'ya bildirmesini ister. 9. madde ise sigortalılığı sona eren çalışanın işveren tarafından en geç on gün içinde SGK'ya bildirilmesini öngörür.

Madde 8'de inşaat, balıkçılık ve tarım işyerleri ile ilk kez işyeri bildirgesi verilen işyerleri gibi istisnalar vardır; işyerinizin durumuna uyan süreyi metinden kontrol edin: 5510 sayılı Kanun, Mevzuat Bilgi Sistemi.

4857 sayılı İş Kanunu'nun 28. maddesi, işten ayrılan işçiye işinin çeşidini ve süresini gösteren bir belge verilmesini ister. 8. madde, süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı yapılmasını zorunlu tutar. Metin: 4857 sayılı İş Kanunu.

6698 sayılı KVKK'nın 10. maddesi, kişisel veriler elde edilirken veri sorumlusunun ilgili kişiyi aydınlatmasını ister; işe girişte toplanan evrak bu kapsama girer. Metin: 6698 sayılı Kanun.

İşe giriş ve çıkış Excel ve e-postayla yürütünce nerede tıkanır?

E-posta ve Excel'le yürüyen işe giriş ve çıkışta adımlar kişilerin hafızasına bağlıdır. Sorumlu yazılı olmadığı için herkes işi başkasının yaptığını varsayar; sorun genellikle bir bildirim gecikince ya da ayrılan bir çalışanın hesabı açık bulununca anlaşılır.

• Unutulan bildirim: SGK bildirgesinin verilip verilmediği ancak sorulunca öğrenilir.
• Açık kalan hesap: BT'ye çıkış haberi geç ulaşır; e-posta ve paylaşılan klasör erişimi haftalarca sürer.
• Bordroya geç düşen tarih: Giriş ya da çıkış günü puantaja ay sonunda yansır, hesap yeniden yapılır.
• Eksik evrak: Hangi belgenin hâlâ beklendiği dağınık e-postalarda kaybolur.
• Kanıt yok: Bir adımın kim tarafından, ne zaman yapıldığını göstermek için gelen kutuları taranır.

Sora İK'da işe giriş ve çıkış adımları nasıl takip edilir?

Sora İK, işe giriş ve işten çıkışı adlı şablonlardan oluşturulan görev listeleriyle yürütür. Her görev bir sorumluya bağlanır, son tarihi de şablondaki gün farkıyla, giriş veya çıkış günü esas alınarak belirlenir; görevi kimin, ne zaman tamamladığı kayda geçer.

Şablonda her madde için başlık, açıklama, sorumlu ve gün farkı girilir; sorumlu İK, çalışanın yöneticisi veya bizzat çalışan olabilir. Ofis, saha ya da yönetici kadrosu için ayrı şablon kurabilirsiniz; şablon sonradan değişse de açılmış listeler aynı kalır. Hazır gelen öneri şablonlarında SGK bildirgesi, İSG eğitimi, özlük evrakı ve çalışma belgesi maddeleri zaten bulunur.

Sorumlular görevlerini Görevlerim ekranında son tarihe göre görür; geciken görev işaretlenir. Görev atanan kişi bu ekrandan çalışanın ücretine ya da kimlik numarasına ulaşamaz. Toplanan evrak, dijital özlük dosyasındaki Belgeler sekmesine yüklenir.

Çıkış kaydında çıkış günü, SGK'nın resmî listesinden seçilen ayrılış nedeni kodu, açıklama ve zimmet iadesi notu tutulur; kullanılmayan yıllık izin gün olarak görünür ve çıkış günü puantaj ile bordroya yansır. Dönem çıkış raporu CSV olarak indirilir. Sora İK SGK'ya bildirge göndermez; bildirgeyi siz SGK sisteminden verirsiniz.

Yol haritasında olanlar: görevlerin e-postayla hatırlatılması, süreç panosu, hesabın çıkış günü sonunda kendiliğinden kapanması, kıdem ve ihbar tazminatı hesabı, zimmet takibi ve çalışma belgesinin otomatik üretimi. Modüllerin tamamı ve paketler için Sora İK sayfasına bakın. Ürün ayrıntısı: İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreçleri modülünün tüm özellikleri.

İşe giriş ve çıkışta BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

Ayrılan çalışanın açık kalan hesabı, işletmelerde en sık görülen erişim risklerinden biridir. Çıkış günü kapatılacak erişimlerin listesi önceden hazırlanmalı, kapatma işlemi bir görev olarak atanmalı ve kimin, ne zaman kapattığı kayıt altına alınmalıdır.

• Erişim envanteri: E-posta, VPN, paylaşılan klasör, bulut uygulamaları, bina kartı ve ortak parolalar tek listede durmalı.
• İK–BT görev devri: Hesap açma ve kapama BT'ye atanmış, son tarihli bir görev olmalı; sözlü haber yetmez.
• Ortak parolalar: Ayrılan kişinin bildiği paylaşımlı parolalar çıkış günü değiştirilmeli.
• Sora İK hesabı: Ayrılan çalışanın Sora İK hesabını, çıkış ekranı üzerinden firma sahibi veya sistem yöneticisi kapatır; kapatılan hesapla oturum açılamaz, kart ise ayrılmış olarak saklanır.
• Evrak güvenliği: Sağlık raporu ve adli sicil kaydı yalnız özel nitelikli belge yetkisi olanlara açılır. Rol tasarımı için İK yazılımı güvenliği rehberine bakın.

İşe giriş ve çıkışla birlikte çalışan modüller

İşe giriş ve çıkış adımları özlük kaydını, belgeleri, organizasyondaki yeri ve erişim yetkilerini değiştirir. Aşağıdaki rehberler bu adımların dokunduğu kayıtları anlatır.

• Dijital özlük dosyası rehberi: Belge grupları, kâğıttan dijitale geçiş adımları ve erişim kurallarıyla özlük dosyası yönetimi.
• Personel evrak ve sözleşme takibi rehberi: Belge türleri, sürümleme, geçerlilik tarihi takibi ve erişim kurallarıyla personel evrakı yönetimi.
• Organizasyon şeması hazırlama rehberi: Departman ve pozisyon yapısını kurma, raporlama hattını güncel tutma ve şemanın onaylara etkisi.
• İK yazılımı güvenliği rehberi: Rol bazlı yetki, iki adımlı doğrulama ve denetim kaydı için satıcıdan bağımsız BT kontrol listesi.

Sık sorulan sorular

İşe girişte hangi evraklar istenir?

Kesin liste işin niteliğine ve işyerine uygulanan mevzuata göre değişir. Uygulamada kimlik belgesi sureti, diploma ya da sertifikalar, yerleşim yeri belgesi, gerekli işlerde sağlık raporu ve adli sicil kaydı istenir. Sağlık ve adli sicil özel nitelikli kişisel veri olduğundan yalnız gerekli pozisyonlarda isteyin ve ayrı yetkiyle saklayın.

SGK işe giriş bildirgesi ne zaman verilir?

5510 sayılı Kanun'un 8. maddesine göre işveren, çalıştırmaya başladığı kişiyi sigortalılık başlangıç tarihinden önce sigortalı işe giriş bildirgesiyle SGK'ya bildirir. İnşaat, balıkçılık ve tarım işyerleri ile ilk kez işyeri bildirgesi verilen işyerleri için maddede ayrı süreler bulunur. İşyerinize uyan süreyi resmî metinden kontrol edin.

Ayrılan çalışanın erişimleri ne zaman kapatılmalı?

En geç son iş gününün sonunda. Uzaktan erişim, e-posta ve kritik uygulamalar için mesai bitimi hedeflenir; fesih işverenden geldiyse kapatma bildirimle aynı anda yapılabilir. Kapatma bir kişiye atanmış, son tarihli görev olmalı ve kimin, ne zaman kapattığı kayda geçmeli. Ortak parolaların değiştirilmesini de listeye ekleyin.

İşten çıkışta çalışana hangi belgeler verilir?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 28. maddesi, işten ayrılan işçiye işinin çeşidini ve süresini gösteren bir belge, yani çalışma belgesi verilmesini ister. Bunun dışında son ücret ve kesintileri gösteren bordro ile işyerinizin uygulamasına göre başka belgeler de teslim edilir. Belgeleri teslim ettiğinizi özlük dosyasında kayıt altına alın.

Sora İK işe giriş adımlarını nasıl takip eder?

Sora İK, seçtiğiniz şablondan çalışana özel bir görev listesi açar. Her görev sorumlusuna ve işe giriş gününe göre hesaplanan son tarihe bağlanır; sorumlu görevi Görevlerim ekranından tamamlar. İlerleme personel kartının Süreçler sekmesinde görünür, geciken görevler işaretlenir. Görevlerin e-postayla hatırlatılması yol haritasındadır.