Personel evrakları ve iş sözleşmeleri nasıl takip edilir?

Personel evrak takibi nasıl yapılır?

Personel evrak takibi, belge türlerini ve adlandırma kuralını baştan sabitlemekle başlar. Ardından her belgeye bir sürüm, varsa bir bitiş tarihi ve bir erişim düzeyi verilir. Böylece hangi dosyanın geçerli olduğu, neyin yenilenmesi gerektiği ve kimin bakabileceği tek yerden okunur.

1. Belge türlerini listeleyin. İş sözleşmesi, ek protokol, taahhütname, diploma, sertifika, sağlık raporu gibi türleri sabit bir listeye bağlayın.
2. Adlandırma standardı koyun. Örneğin sicilno_tur_yyyy-aa-gg_s2: sicil numarası, tür, belge tarihi ve sürüm.
3. Sürüm kuralı belirleyin. Yeni yüklenen sürüm geçerli olur, öncekiler arşivde kalır; hiçbir sürüm üzerine yazılmaz.
4. Bitiş tarihini kayda geçirin. Belirli süreli sözleşme, sertifika ve sağlık raporunda bitiş ya da yenileme tarihini belgeyle birlikte girin.
5. Okundu bilgisini toplayın. Çalışana tebliğ edilen kurallar ve taahhütlerde okuduğunu beyan ettiği tarihi saklayın.
6. Erişimi türe göre verin. Özel nitelikli belgeleri genel belgelerden ayrı yetkiyle açın.
7. Takvimli kontrol yapın. Önümüzdeki 30 günde süresi dolacak belgeleri düzenli aralıklarla gözden geçirin.

Hangi personel belgelerinin tarihi takip edilmeli?

Tarih takibi gereken belgeler, geçerliliği zamanla biten ya da yenilenmesi gereken belgelerdir. Belirli süreli iş sözleşmeleri, mesleki sertifikalar ve işe özgü sağlık raporları bu gruptadır; bitişi kaçırılan bir sözleşme, istemeden belirsiz süreli ilişkiye dönüşme riskini doğurabilir.

İş sözleşmesinin şekli ve süresi için mevzuat ne diyor?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 8. maddesine göre iş sözleşmesi, Kanunda aksi belirtilmedikçe özel bir şekle tabi değildir; ancak süresi bir yıl ve daha fazla olan sözleşmeler yazılı yapılmak zorundadır. Yazılı sözleşme yapılmayan hâllerde işveren, temel çalışma koşullarını gösteren belgeyi en geç iki ay içinde işçiye verir.

Aynı Kanun'un 11. maddesi, belirli süreli iş sözleşmesini işveren ile işçi arasında yazılı şekilde yapılan sözleşme olarak tanımlar ve bunu belirli bir işin tamamlanması gibi objektif koşullara bağlar. Esaslı bir neden olmadan üst üste yapılan belirli süreli sözleşmeler, başlangıcından itibaren belirsiz süreli sayılır. Bitiş tarihlerinin izlenmesinin hukuki gerekçesi budur. Metin: 4857 sayılı İş Kanunu, Mevzuat Bilgi Sistemi.

Sağlık raporu ve adli sicil kaydı, 6698 sayılı KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesinde Kurul'un belirlediği yeterli önlemler şarttır. Metin: 6698 sayılı Kanun.

Personel evrakı klasör ve e-postayla yürütünce nerede tıkanır?

Paylaşılan klasör ve e-posta eki belgenin kendisini saklar ama etrafındaki bilgiyi saklamaz. Hangi sürümün geçerli olduğu, belgenin ne zaman sona erdiği ve kimin açtığı ayrı yerlerde ya da hiçbir yerde tutulmaz; sorun çoğunlukla denetimde ya da bir uyuşmazlıkta ortaya çıkar.

• Sürüm karmaşası: sozlesme_son_v3_duzeltilmis.pdf gibi adlardan geçerli metni bulmak zorlaşır.
• Kaçan bitiş: Belirli süreli sözleşmenin sonu ayrı bir takvim hatırlatmasına bağlıdır; hatırlatma silinirse tarih kaybolur.
• Okundu bilgisi yok: Bir politikanın çalışana ulaşıp ulaşmadığı imza föyüne ya da e-posta yanıtına kalır.
• Geniş klasör izni: Klasöre erişen herkes sağlık raporunu da açabilir.
• Kopya dolaşımı: E-posta ekiyle gönderilen belge, alıcının kutusunda süresiz kalır.

Sora İK'da personel evrakı ve sözleşmeler nasıl takip edilir?

Sora İK'da her belge türüyle sınıflandırılır ve ilgili çalışanın personel kartına bağlanır. Belgenin sürüm geçmişi, varsa geçerlilik tarihi ve okundu onayı aynı kayıtta tutulur; belge indirme dahil işlemler denetim kaydına geçer.

Tür listesi bugün sabittir ve dokuz seçenekten oluşur: sözleşme, kimlik, diploma ve sertifika gibi işe giriş evrakı, yerleşim yeri ile askerlik belgeleri, özel nitelikli iki tür (sağlık raporu, adli sicil kaydı) ve diğer. Yeni sürüm yüklendiğinde eskisi silinmeden geçmişe iner ve indirilebilir. Önümüzdeki 30 günde süresi dolacak ve süresi dolmuş belgeler tek listede çıkar.

Okundu onayı belge başına istenir ve sürüme bağlıdır: yeni sürüm yüklenince çalışandan yeniden onay beklenir. Onay, çalışanın beyanını tarih ve saatle kaydeder; ıslak ya da güvenli elektronik imza yerine geçmez. Dosyalar PDF, JPEG ya da PNG olarak, en çok 10 MB yüklenir; tür, uzantıya değil içeriğe bakılarak tanınır.

Yol haritasında olanlar: ek protokol, gizlilik taahhüdü, aydınlatma metni ve politika türleri ile firmaya özel belge türü; şirket geneli politika yayımlama ve gruba atama; okundu raporu ve henüz onaylamayanlar listesi; şablondan otomatik belge üretimi. Paketler için Sora İK fiyatları. Ürün ayrıntısı: Doküman ve Sözleşme Yönetimi modülünün tüm özellikleri.

Personel belgelerinde BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

Personel belgeleri paylaşılan klasörde ve e-posta ekinde dolaştıkça kimin elinde hangi kopyanın kaldığı izlenemez. Belgeleri herkese kapalı bir depoda tutmak, özel nitelikli türleri ayrı yetkiye bağlamak ve her indirmeyi kayda geçirmek bu riski daraltır.

• Kapalı depo: Sora İK dosyaları dışarıya açık olmayan bir depoda tutar; depodaki anahtar ne dosya adını ne de kişisel veriyi taşır. Yetkisi doğrulanan kullanıcı belgeyi kısa ömürlü bir bağlantı üzerinden indirir.
• Ayrı yetki: Sağlık raporu ve adli sicil kaydı yalnız özel nitelikli belge yetkisi taşıyanlara ve kişinin kendisine açılır; yöneticiler ekiplerinin belgelerini görmez.
• İndirme kaydı: Kimin hangi sürümü ne zaman indirdiği denetim kaydında görünür.
• E-posta eki yerine bağlantı: Belgeyi ek olarak göndermek kontrolsüz kopya üretir; çalışana belgeyi uygulama içinden açtırın.
• Rol tasarımı: Kimin belge yükleyip silebileceğini rollerle sınırlayın. Ayrıntı: İK yazılımı güvenliği rehberi ve insan kaynaklarında KVKK rehberi.

Doküman yönetimiyle birlikte çalışan modüller

Belgeler çalışanın özlük kaydına bağlanır, çoğu işe giriş sırasında toplanır ve erişimleri rollerle sınırlanır. Aşağıdaki rehberler bu bağlantıları anlatır.

• Dijital özlük dosyası rehberi: Belge grupları, kâğıttan dijitale geçiş adımları ve erişim kurallarıyla özlük dosyası yönetimi.
• İşe giriş ve çıkış kontrol listesi: İşe giriş ve işten çıkışta evrak, SGK bildirimi, hesap ve ekipman adımlarının sorumlu ve zamanıyla listesi.
• İK yazılımı güvenliği rehberi: Rol bazlı yetki, iki adımlı doğrulama ve denetim kaydı için satıcıdan bağımsız BT kontrol listesi.
• İnsan kaynaklarında KVKK rehberi: Çalışan ve aday verisinde aydınlatma, hukuki sebep, saklama-imha ve erişim adımlarıyla KVKK uyumu.

Sık sorulan sorular

İş sözleşmeleri nasıl saklanmalı?

İmzalı asıl, işyerinizin arşiv düzeninde saklanır; taranmış kopya ise türü, imza tarihi ve varsa bitiş tarihiyle çalışanın kaydına bağlanır. Kopyanın sürüm geçmişi tutulmalı, erişim İK ve yetkili rollerle sınırlanmalıdır. Saklama süresini belge türüne göre hukuk danışmanınızla belirleyin; dijital kopya aslın yerine geçmez.

Süresi dolacak belgeler nasıl izlenir?

Bitiş tarihini belgeyle aynı kayda girmek ilk koşuldur; ayrı bir takvimde tutulan tarih zamanla belgeden kopar. Ardından önümüzdeki 30 gün içinde dolacak belgeleri düzenli olarak listeleyin ve her biri için yenileme ya da sona erme kararını bir sorumluya atayın. Belirli süreli sözleşmelerde kararı bitişten önce verin.

Bir belgenin eski sürümleri tutulmalı mı?

Evet, çoğu durumda tutulmalıdır. Bir uyuşmazlıkta çalışanın hangi tarihte hangi metni imzaladığını ya da okuduğunu göstermek için eski sürüm gerekir. Doğru düzende yeni sürüm geçerli olur, eskisi silinmeden geçmişe iner. Eski sürümlerin ne kadar saklanacağını kişisel veri saklama politikanızla birlikte belirleyin.

Belgeleri kimler indirebilir, bu kayıt altına alınır mı?

İndirme yetkisi rol bazında verilmelidir: kişiye ait belgeleri İK ve kişinin kendisi açabilmeli, özel nitelikli belgeler ayrıca yetki istemelidir. Sora İK'da her indirme, kimin hangi sürümü ne zaman indirdiğiyle denetim kaydına yazılır. Kaydı firma sahibi ve sistem yöneticisi inceler ve CSV olarak dışa aktarır.

Özlük dosyası ile doküman yönetimi arasındaki fark nedir?

Özlük dosyası çalışanın kimlik, görev, ücret ve geçmiş bilgilerinin tamamını tutan kayıttır. Doküman yönetimi ise bu kayda bağlanan belgelerin yaşam döngüsünü, yani sürümünü, geçerlilik tarihini, okundu onayını ve erişimini yönetir. Kısacası belge yönetimi özlük dosyasının belge katmanıdır. Ayrıntı için dijital özlük dosyası rehberine bakın.