Dijital özlük dosyası: hangi belgeler bulunur, kâğıttan nasıl geçilir?

Kâğıt özlük dosyası dijitale nasıl taşınır?

Geçiş, mevcut dosyaların envanteriyle başlar ve her belgenin taranıp türüne göre adlandırılmasıyla sürer. Taramadan önce eksik evrakı tespit etmek, sağlık gibi özel nitelikli belgeleri ayırmak ve kimin neyi göreceğini belirlemek, dijital dosyanın ilk günden düzenli kalmasını sağlar.

1. Envanter çıkarın. Aktif ve ayrılmış çalışanların dosyalarını sayın, her dosyada hangi belge gruplarının bulunduğunu bir listeye işleyin.
2. Eksik evrakı belirleyin. Listeyi aşağıdaki belge gruplarıyla karşılaştırın; eksikleri çalışan ve belge türüne göre not edin.
3. Adlandırma standardı koyun. Örneğin sicilno_belgeturu_yyyy-aa-gg. Standart, aynı belgenin iki kopyasını ayırt etmenizi sağlar.
4. Tarayın ve türüne göre yükleyin. Geçerlilik tarihi olan belgelerde (sertifika, sağlık raporu) bitiş tarihini de girin.
5. Özel nitelikli belgeleri ayırın. Sağlık raporu ve adli sicil kaydını ayrı yetkiyle açılan bir türde tutun.
6. Asılları saklamaya devam edin. Taranmış kopya, ıslak imzalı aslı saklama yükümlülüğünü kaldırmaz.

Özlük dosyasında hangi belgeler bulunur?

Özlük dosyasındaki belgeler işin niteliğine ve ilgili mevzuata göre değişir; tek ve kapalı bir liste yoktur. Uygulamada belgeler yedi grupta toplanır: kimlik, işe giriş, sözleşme, ücret, izin, eğitim ve işten çıkış. Sağlık belgeleri bu gruplardan ayrı ve daha dar yetkiyle tutulur.

Özlük dosyası hakkında mevzuat ne diyor?

4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverene her işçisi adına ayrı bir özlük dosyası tutma yükümlülüğü getirir. Aynı madde, kanunlar uyarınca tutulması gereken belgelerin bu dosyada saklanmasını ve istendiğinde yetkili mercilere gösterilmesini öngörür.

Madde 75 ayrıca işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun kullanmasını, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamasını şart koşar. Metin: 4857 sayılı İş Kanunu, Mevzuat Bilgi Sistemi.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesi sağlık, ceza mahkûmiyeti ve biyometrik verileri de içeren özel nitelikli kişisel verileri sayar ve bunların işlenmesinde Kurul'un belirlediği yeterli önlemlerin alınmasını şart koşar. 12. madde, veri sorumlusunun hukuka aykırı işlemeyi ve erişimi önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almasını ister. Metin: 6698 sayılı Kanun, Mevzuat Bilgi Sistemi.

Saklama süresi için İş Kanunu'nun 75. maddesi bir gün sayısı vermez. KVKK'nın 7. maddesi ise işleme şartları ortadan kalkınca verinin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini öngörür. Belge türüne göre süreyi hukuk danışmanınızla belirleyin.

Özlük dosyası Excel ve kâğıtla yürütünce nerede tıkanır?

Kâğıt klasör ve Excel tablosu, bilgiyi birden fazla yerde tutar ve kimin neye baktığını kaydetmez. Sorun genellikle denetim, işten çıkış ya da bir belgenin süresi dolduğunda fark edilir; o noktada güncel kopyayı bulmak saatler alabilir.

• Birden fazla kopya: Ücret Excel'de, sözleşme klasörde, adres e-postada güncellenir; hangisinin doğru olduğu belirsizleşir.
• Geniş erişim: Paylaşılan tabloda ücret sütununu yalnız bazı kişilerden gizlemek pratikte zordur.
• İz yok: Bir alanı kimin, ne zaman değiştirdiği kayıtlı değildir.
• Süresi geçen belge: Sertifika ya da sağlık raporunun bitişi ancak dosya açıldığında görülür.
• Uzaktan erişim: Şubedeki yönetici dosyaya ulaşmak için fotokopi ister; kopya dolaşıma girer.

Sora İK'da özlük dosyası nasıl işler?

Sora İK'da her çalışanın kimlik, görev, ücret ve belge bilgileri tek personel kartında durur. Kartı kimin açabileceğini rol belirler ve karttaki her değişiklik denetim kaydına geçer. İzin, puantaj ve bordro da bu karttan beslendiği için bir bilgiyi tek kez girersiniz.

Var olan personel listenizi CSV ya da xlsx şablonuna döküp tek seferde yüklersiniz. Yükleme öncesi önizleme hatalı satırı ve alanı işaretler; hata giderilmeden hiçbir kayıt yazılmaz. T.C. kimlik numarası girilirken sağlama doğrulamasından geçer.

Ücret, yürürlük tarihiyle girilir ve eski ücret kaydı silinmeden geçmişte kalır. Belgeler türü, geçerlilik tarihi ve sürümüyle karta eklenir; 30 gün içinde süresi dolacak ya da dolmuş belgeler tek listede çıkar. Belge düzeninin ayrıntısı personel evrak ve sözleşme takibi rehberinde.

Çalışan davetle kendi hesabını açar ve kendi kartını görür, ancak bilgisini kendisi değiştiremez. Uygulama içinden bilgi değişikliği talebi, adres, banka hesabı ve acil durum kişisi alanları, firmaya özel alanlar ve alan bazında yetki ayarı yol haritasındadır. Ayrılan çalışanın kartı silinmez; çıkış günü geçince ayrılmış durumuna geçer.

Paketler ve modüllerin tamamı için Sora İK sayfasına bakın. Ürün ayrıntısı: Dijital Özlük Dosyası modülünün tüm özellikleri.

Özlük dosyasında BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

Özlük dosyası, şirketteki en yoğun kişisel veri deposudur; kimlik, ücret ve sağlık bilgisi aynı yerde durur. Bu yüzden erişim en az yetki ilkesiyle verilmeli, özel nitelikli belgeler ayrı yetkiyle açılmalı ve hassas alanların görüntülenmesi kayda geçmelidir.

• Rol bazlı erişim: Sora İK'nın varsayılan rollerinde ücret bilgisi yalnız firma sahibine ve İK'ya açıktır; sistem yöneticisi rolü bile ücrete erişemez. Yöneticiler ekiplerinin kartında kimlik numarası, doğum tarihi ve telefonu görmez.
• Özel nitelikli belge: Sağlık raporu ve adli sicil kaydı yalnız bu yetkiyi taşıyanlara ve kişinin kendisine açılır.
• Görüntüleme kaydı: Başkasının kimlik numarasının açılması, ücret geçmişinin görüntülenmesi ve belge indirme denetim kaydına ayrı olay olarak yazılır. Değişen alanın önceki ve sonraki değeri bugün kayda girmez; yol haritasındadır.
• Hesap güvenliği: Bağlantılar TLS 1.2 ve üzeriyle şifrelenir, parolalar argon2id ile özetlenir; iki adımlı doğrulama firma genelinde zorunlu kılınabilir. Ayrıntı: İK yazılımı güvenliği rehberi.
• KVKK rolü: Çalışan verisinde firmanız veri sorumlusu, Sora İK veri işleyendir. Süreç tasarımı için insan kaynaklarında KVKK rehberine bakın.

Özlük dosyasıyla birlikte çalışan modüller

Özlük kaydı belgelerin, işe giriş adımlarının ve erişim yetkilerinin ortak kaynağıdır. Aşağıdaki rehberler bu kaydı besleyen ve koruyan süreçleri anlatır.

• Personel evrak ve sözleşme takibi rehberi: Belge türleri, sürümleme, geçerlilik tarihi takibi ve erişim kurallarıyla personel evrakı yönetimi.
• İşe giriş ve çıkış kontrol listesi: İşe giriş ve işten çıkışta evrak, SGK bildirimi, hesap ve ekipman adımlarının sorumlu ve zamanıyla listesi.
• İK yazılımı güvenliği rehberi: Rol bazlı yetki, iki adımlı doğrulama ve denetim kaydı için satıcıdan bağımsız BT kontrol listesi.
• İnsan kaynaklarında KVKK rehberi: Çalışan ve aday verisinde aydınlatma, hukuki sebep, saklama-imha ve erişim adımlarıyla KVKK uyumu.

Sık sorulan sorular

Özlük dosyası tutmak zorunlu mu?

Evet. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, çalıştıran her işverene işçi başına bir özlük dosyası açma yükümlülüğü yükler. İşveren, kanunlar uyarınca tutması gereken belge ve kayıtları bu dosyada saklar ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterir. Dosyanın kâğıt ya da dijital olması bu yükümlülüğü değiştirmez.

Özlük dosyasında hangi belgeler olmalı?

Kesin listeyi yapılan iş ve o işe uygulanan mevzuat belirler. Sahada en sık rastlananlar kimlik sureti, imzalı iş sözleşmesi, diploma ve sertifikalar, ücret değişiklikleri, izin kayıtları ve işten çıkış belgeleridir; bazı işlerde sağlık raporu da istenir. İşyerinize özgü listeyi iş hukuku danışmanınızla belirlemeniz gerekir.

Özlük dosyası dijital ortamda tutulabilir mi?

Bilgiler ve belgelerin taranmış kopyaları dijital ortamda düzenli tutulabilir. Ancak ıslak imzalı belgelerin asıllarını saklama yükümlülüğü dijital kopyayla ortadan kalkmaz. Dijital dosyanın asıl kazancı tek güncel kayıt, rol bazlı erişim ve kimin neye baktığını gösteren denetim kaydıdır; asılları ayrı ve düzenli bir arşivde tutmaya devam edin.

İşten ayrılan çalışanın dosyası ne kadar saklanır?

İş Kanunu'nun 75. maddesi bir saklama süresi belirtmez; süre belgenin türüne ve ilgili mevzuata göre değişir. KVKK'nın 7. maddesi, işleme şartları ortadan kalktığında verinin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini öngörür. Belge bazında saklama sürelerini hukuk danışmanınızla belirleyip bir saklama ve imha politikasına yazın.

Sora İK'da özlük dosyasına kimler erişebilir?

Erişimi kullanıcının rolü belirler. Varsayılan olarak firma sahibi, sistem yöneticisi ve İK kartları görür; ücret yalnız firma sahibi ve İK'ya açıktır. Yönetici ekibinin kartını kimlik numarası, doğum tarihi ve telefon olmadan görür. Çalışan yalnız kendi kartını görür. Firma sahibi, seçilen yetkileri taşıyan özel roller atayabilir.