İK onay süreçleri nasıl tasarlanır? İzin ve belge onay hiyerarşisi

İK onay süreci nasıl tasarlanır?

Onay süreci tasarımı, talebin türünü ve riskini belirlemekle başlar; ardından adım sayısı, her adımın onaycısı ve akışın hangi koşulda devreye gireceği yazılır. Onaycı izindeyken ya da ayrılmışken ne olacağı da tasarımın parçasıdır, sonradan eklenen bir istisna değildir.

1. Talep türlerini listeleyin. Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni, belge ya da masraf talebi ayrı kurallar isteyebilir.
2. Riski ölçün. Kısa bir izin tek onayla geçebilir; uzun ya da ücretsiz izin bütçeyi ve ekip planını etkilediği için ikinci adım ister.
3. Onaycıyı role bağlayın. Kişi adı yerine “doğrudan yönetici” ya da “İK” yazın; kişi değiştiğinde akış bozulmaz.
4. Koşulları belirleyin. Hangi talep türünde ve kaç günden uzun taleplerde hangi akışın çalışacağını tanımlayın.
5. Yokluk kuralını yazın. Onaycı izindeyse vekil, onaycı bulunamazsa üst yönetici ya da İK karar versin.
6. Ölçün ve düzeltin. Bekleyen onay sayısını ve bekleme süresini izleyin; sürekli takılan adımı yeniden tasarlayın.

Onay akışında adım, rol ve koşul ne demektir?

Bir onay akışı üç yapı taşından oluşur. Adım, talebin geçtiği sıralı onay noktasıdır; rol, o adımda kimin karar vereceğini kişi adı yerine görevle tanımlar; koşul ise akışın hangi taleplerde devreye gireceğini belirler.

Onay süreci e-posta ve Excel ile yürütülünce nerede tıkanır?

E-postayla yürüyen onayda kural yazılı değildir, kişilerin hafızasındadır. Onaycı izne çıktığında talepler bekler, ikinci onayın kimden alınacağı her seferinde tartışılır ve aylar sonra bir kararın kim tarafından, ne zaman verildiği bulunamaz.

• Talep onaycının gelen kutusunda diğer iletilerin altında kalır; çalışan durumu ancak sorarak öğrenir.
• Onaycı izindeyken yetki devri yazılı değildir; ya talep bekler ya da yetkisi olmayan biri onaylar.
• “Onaylıyorum” yanıtı izin tablosuna elle işlenir; tablo ile yazışma arasındaki fark puantaja ve bordroya yansır.
• Organizasyon değiştiğinde talepler hâlâ eski yöneticiye gider.
• Hangi talebin ne kadar beklediği ölçülemez; darboğaz görünmez kalır.

Sora İK'da onay akışları nasıl kurulur?

Sora İK'da onay akışları ayarlar ekranındaki bir formla, kod yazmadan kurulur ve bugün izin talepleri için çalışır. Her akış en fazla beş sıralı adım içerir; her adımda onaycı çalışanın yöneticisi, onun bir üstü, bir rol veya adıyla seçilen bir kullanıcıdır.

• Koşul: akış izin türüne ve en az gün sayısına göre seçilir; koşulu boş akış her izin talebine uyar. Firma başına en çok 50 akış tanımlanır, talep uyan ilk etkin akışa bağlanır.
• Atlama: kişiye bağlı adımda onaycı yoksa, talep sahibinin kendisiyse ya da önceki adımdaki kişiyle aynıysa adım atlanır; rol adımları atlanmaz.
• Vekâlet: onaycı, kişiye bağlı adımlardaki yetkisini bir tarih aralığı için (en çok 366 gün) başka bir kullanıcıya devreder.
• İK kararı: İK her talepte karar verebilir; sıradaki onaycı değilse kararı nihaidir.
• Açık talepler korunur: akış, talep açılırken talebe kopyalanır; sonradan yapılan değişiklik açık talepleri etkilemez.
• Bildirim ve kayıt: kişiye düşen adımda onaycıya e-posta gider; her adımı kimin, ne zaman, hangi kararla kapattığı talep ayrıntısında görünür.

Paralel adımlar, adım bazında bekleme süresi ve süre dolunca üst onaycıya otomatik yönlendirme, akış önizlemesi, departmana göre koşul ve izin dışındaki talepler (masraf, avans, belge) için akış yol haritasındadır. Görsel sürükle-bırak tasarım alanı da yol haritasında; bugün adımlar formda sıralanır. Ürünün genel özeti Sora İK sayfasında; ayrıntılar: İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı modülünün tüm özellikleri.

BT ve kurumsal açıdan onay akışlarında nelere dikkat edilmeli?

Onay akışı bir iç kontrol aracıdır: talebi yapanla onaylayanı ayırır ve her kararı izlenebilir kılar. Akışın kendisi de korunmalıdır; kimin akış tanımlayabildiği, değişikliklerin kaydı ve organizasyon şemasının doğruluğu onayın güvenilirliğini doğrudan belirler.

• Görevler ayrılığı: kimse kendi talebini onaylamamalı; Sora İK'da onaycı talep sahibinin kendisi olduğunda kişi adımı atlanır.
• Denetim izi: Sora İK'da onay kararları, akış değişiklikleri ve vekâlet tanımları denetim kaydında tutulur; bu kaydı görme yetkisi başlangıçta firma sahibi ile sistem yöneticisi rollerindedir.
• Akış yetkisi: akış tanımlamayı birkaç kişiyle sınırlayın; Sora İK'da bu yetki başlangıçta İK, sistem yöneticisi ve firma sahibi rollerine tanımlıdır.
• Şemaya bağımlılık: yönetici adımları organizasyon şemasındaki yönetici bağından çözülür; yanlış bağ talebi yanlış kişiye gönderir.
• Kişiye bağlı adımlar: adıyla seçilen onaycı ayrıldığında o adımları elle güncellemeniz gerekir; mümkünse rol adımı kullanın.

Yönetici bağlarının nasıl kurulacağı organizasyon şeması rehberinde, onay yetkilerinin rol tasarımı İK yazılımı güvenliği rehberinde anlatılır.

Onay akışlarıyla birlikte çalışan modüller

Onay akışı tek başına çalışmaz: talep izin modülünden gelir, onaycı organizasyon şemasından bulunur ve yetkiler rol tanımlarından okunur. Aşağıdaki rehberler bu bağlantıları ayrı ayrı anlatır.

• Yıllık izin takibi rehberi: Hak ediş, bakiye ve onay adımlarıyla yıllık izin takibi.
• Çalışan self servis rehberi: Çalışan ve yönetici self servisi, devreye alma planı ve görünürlük kuralları.
• Organizasyon şeması hazırlama rehberi: Departman ve pozisyon yapısını kurma, raporlama hattını güncel tutma ve şemanın onaylara etkisi.
• İK yazılımı güvenliği rehberi: Rol bazlı yetki, iki adımlı doğrulama ve denetim kaydı için satıcıdan bağımsız BT kontrol listesi.

Sık sorulan sorular

Onay süreci kaç adımlı olmalı?

Çoğu İK talebinde bir ya da iki adım yeterlidir; her ek adım bekleme süresini uzatır ama riski aynı oranda azaltmaz. İkinci adımı yalnız bütçeyi, ekip planını ya da yasal kontrolü etkileyen taleplere koyun. Üç adımı aşan akışlar çoğu zaman yazılı olmayan bir güvensizliğin işaretidir; önce kuralı netleştirin.

Onaycı izindeyse talep ne olur?

İyi tasarlanmış akışta bu durum önceden yazılıdır: onaycı izne çıkmadan bir vekil belirler ya da talep bir üst yöneticiye veya İK'ya gider. Sora İK'da onaycı bir tarih aralığı için vekil tanımlar; vekâlet akışa bağlı taleplerdeki kişi adımlarında geçerlidir, rol adımlarında ise o roldeki diğer kullanıcılar karar verir.

Onay akışı kod yazmadan değiştirilebilir mi?

Güncel İK yazılımlarında akışlar genellikle ayar ekranından değiştirilir; değerlendirirken değişikliğin açık talepleri nasıl etkilediğini sorun. Sora İK'da akışlar formdaki seçim listeleri ve düğmelerle düzenlenir, betik yazılmaz. Akış talep açılırken talebe kopyalandığı için değişiklik yalnız yeni taleplere uygulanır; açık talepler eski akışla tamamlanır.

İş akışı tanımlı değilse talebi kim onaylar?

Akışsız bir düzende de varsayılan bir kural gerekir; yoksa talep sahipsiz kalır. Sora İK'da hiçbir akış uymazsa karar yetkisi varsayılan olarak çalışanın bir üst yöneticisindedir; yönetim zincirinin üst halkaları ve İK rolü de talebi sonuçlandırabilir. Bu sayede akışları önce yalnız riskli izin türleri için tanımlayıp zamanla genişletebilirsiniz.

Hangi süreçler için akış tanımlanabilir?

Genel olarak izin, masraf, avans, belge, işe alım onayı ve ücret değişikliği gibi kararın birden fazla kişiye bağlı olduğu her süreç için akış kurulabilir. Sora İK'da akış bugün yalnız izin talepleri için tanımlanır; koşul olarak izin türü ve en az gün sayısı seçilir. Masraf, avans ve belge talepleri için akış yol haritasındadır.