Çalışan self servis nedir, İK'nın iş yükünü nasıl azaltır?

Çalışan self servis nasıl devreye alınır?

Self servis, yazılımı açmakla değil, kimin neyi göreceğine karar vermekle başlar. Ardından küçük bir pilot ekiple denenir, çalışanlara duyurulur ve İK'ya gelen talep kanalları bu ekrana taşınır. Eski kanallar kapanmazsa çalışanlar alışkanlıkla e-posta ve telefona dönmeye devam eder.

1. Görünürlük kuralını yazın. Çalışan, yönetici ve İK rollerinin hangi alanı göreceğini ve hangisini değiştirebileceğini tek tabloda belirleyin.
2. Verinin doğru olduğundan emin olun. Yanlış bakiye gösteren bir ekran, hiç ekran olmamasından çok soru üretir; izin bakiyeleri ve yönetici atamaları önce temizlenmeli.
3. Pilot ekip seçin. İki ya da üç departmanla bir ay deneyin; en çok sorulan soruları not alın.
4. Duyurun. Giriş adımlarını, parola kuralını ve iki adımlı doğrulamayı anlatan kısa bir yönerge paylaşın.
5. Kanalı taşıyın. İzin talebini e-postayla kabul etmeyi belirli bir tarihten sonra bırakın.
6. Ölçün. İK'ya gelen rutin soru sayısını pilot öncesi ve sonrası karşılaştırın.

Hangi işlemler self servise devredilebilir?

Self servise en çok tekrar eden ve kuralı net olan işler devredilir: bakiye sorgusu, izin talebi, belge görüntüleme ve onay. Takdir gerektiren, ücreti doğrudan değiştiren ya da başkasının verisine dokunan işlemler İK'da kalmalıdır. Ayrım ne kadar net olursa çalışanın güveni o kadar artar.

Çalışan self servisi neleri kapsar?

Kendi personel kartını görme, kalan izin gününü öğrenme, izin talep etme ve sonucunu izleme, kendi ücret pusulasına ulaşma, kendisine gönderilen belgeyi okuyup onaylama ve işe giriş görevlerini tamamlama. Bu işlerin her biri, İK'ya bugün gelen bir telefon ya da e-postanın karşılığıdır.

Yönetici self servisi neleri kapsar?

Ekipten gelen talepleri tek listede onaylama ya da reddetme, ekip izin takvimini görme ve ekibin devam durumunu izleme. Yönetici, işini yürütmek için gereken bilgiyi görür; ekip üyesinin ücreti, kimlik numarası ya da sağlık bilgisi bu kapsama girmez.

Çalışan neyi görmemeli?

Başka çalışanların kişisel bilgileri, ücretleri ve rapor nedenleri hiçbir self servis ekranında görünmemelidir. İzin takvimi açılacaksa izin türü yerine yalnız “izinli” bilgisi gösterilmelidir; aksi hâlde rapor ya da çocuğun tedavisi gibi bilgiler ekip içinde dolaşır.

Self servis için KVKK ne diyor?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi, çalışana kendisiyle ilgili veri işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme ve yanlış verinin düzeltilmesini talep etme hakkı tanır. Self servis bu soruların bir kısmını önceden yanıtlar, ancak başvuru yükümlülüğünü kaldırmaz.

KVKK md. 11, ilgili kişinin haklarını sayar: verinin işlenip işlenmediğini ve amacını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlış verinin düzeltilmesini, koşulları varsa silinmesini isteme ve zararın giderilmesini talep etme. Md. 13'e göre veri sorumlusu başvuruyu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz sonuçlandırır.

Çalışan verisinde veri sorumlusu işverendir. Self servis ekranı çalışanın kendi kaydını görmesini kolaylaştırır; resmî başvuru ise işverene yapılır ve onun süreciyle yanıtlanır. Ekranda gösterilen her alan, aydınlatma metninde anlatılan amaçla uyumlu olmalıdır.

Excel ve kâğıtla yürütünce nerede tıkanır?

Self servis olmayan bir düzende her çalışan sorusu İK'da tek tek yanıtlanır ve yanıt ancak İK'nın elindeki tablo kadar günceldir. Onaylar e-posta ve anlık mesaja dağılır, yönetici izindeyken talep sahipsiz kalır. Aşağıdaki sorunlar bu düzende sık görülür.

• “Kaç gün iznim kaldı?” sorusu her ay aynı kişilerden gelir ve İK'nın gününü böler.
• Kâğıt izin formu yöneticinin masasında bekler; onaylanıp onaylanmadığı kayıtta yoktur.
• Ücret pusulası e-postayla gönderildiğinde yanlış alıcıya gitme riski doğar.
• Yöneticinin ekip takvimi ayrı bir tabloda tutulur ve İK'nın bakiyesiyle uyuşmaz.

Sora İK'da self servis nasıl işler?

Sora İK'da self servis ayrı bir veri kümesi değil, özlük, izin, PDKS ve bordro kayıtlarını çalışana ve yöneticiye gösteren ekrandır; çalışan kendi kaydını, yönetici doğrudan ve dolaylı ekibini ek yetki tanımı gerekmeden görür. Bugün telefon tarayıcısından da açılır ve uygulama indirmek gerekmez. iOS ve Android uygulamaları yol haritasındadır.

Çalışan kendi kartını, izin bakiyesini ve talep sonrası öngörülen bakiyeyi görür; izin talebini buradan açar. Giriş-çıkışı lokasyondaki QR kodla kaydeder, kesinleşmiş bordrolardaki kendi pusulasını görür, belgelerini indirir ve okundu onayı verir. Yönetici ekibinin taleplerini onay listesinden yönetir; ücret ve bordroyu varsayılan olarak yalnız firma sahibi ve İK görür.

Çok adımlı onay ve vekâlet İK onay süreci tasarımcısıyla kurulur. Roller rol ve yetki kurallarına bağlıdır: firma sahibi her rolü verir, sistem yöneticisi yalnız ekip yöneticisi ve çalışan rollerini atayabilir.

Yol haritasında: çalışanın bilgi değişikliği talebi, giriş-çıkış düzeltme talebi, ekip izin takviminin çalışanlara açılması, şirket duyuruları ve avans ya da belge gibi genel talepler. Bugün çalışan bilgisi değiştiğinde değişikliği İK personel kartında yapar. Ayrıntı için: Çalışan ve Yönetici Self-Servis modülünün tüm özellikleri.

BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

Self servis, her çalışanı bir kullanıcı hesabına dönüştürür; yüz kişilik bir şirkette yüz yeni giriş noktası oluşur. Bu yüzden parola kuralı, iki adımlı doğrulama ve ayrılan çalışanın hesabının kapanması, ekran tasarımından önce planlanmalıdır. Hesapların yaşam döngüsü işe giriş ve çıkış süreciyle aynı takvimde yürümelidir.

• Parola politikası: Sora İK en az 10 karakterlik parola ister ve yaygın parolaları kabul etmez; parolalar argon2id ile tek yönlü özetlenerek saklanır.
• İki adımlı doğrulama: firma sahibi doğrulama uygulamasıyla iki adımlı doğrulamayı firma genelinde zorunlu kılabilir. En azından onay ve bordro yetkisi olan hesaplarda zorunlu tutun.
• Ayrılanların hesabı: Sora İK'da ayrılan çalışanın giriş hesabını bugün kapatma işi firma sahibine ya da sistem yöneticisine düşer; hesap kapanmadıkça çıkış günü geçse de oturum açılabilir. Kapatmayı çıkış kontrol listesine ekleyin; çıkış gününde kendiliğinden kapanma yol haritasında.
• Denetim izi: her onay ve ret, kararı veren kullanıcıyla birlikte talebin geçmişine ve denetim kaydına yazılır. Diğer önlemler Sora İK güvenlik bölümünde özetlenir.

Self servisle birlikte çalışan modüller

Self servis kendi verisini üretmez; izin, onay akışı, rol ve özlük modüllerindeki kayıtları çalışana ve yöneticiye açar. Aşağıdaki rehberler bu kayıtların nasıl kurulduğunu anlatır.

• Yıllık izin takibi rehberi: Hak ediş, bakiye ve onay adımlarıyla yıllık izin takibi.
• İK onay süreci rehberi: Adım, rol, koşul ve vekâlet kurallarıyla izin ve belge onay akışı tasarımı.
• İK yazılımı güvenliği rehberi: Rol bazlı yetki, iki adımlı doğrulama ve denetim kaydı için satıcıdan bağımsız BT kontrol listesi.
• Dijital özlük dosyası rehberi: Belge grupları, kâğıttan dijitale geçiş adımları ve erişim kurallarıyla özlük dosyası yönetimi.

Sık sorulan sorular

Self servis hesapları ek ücretli mi?

Sora İK'da hayır. Paketler aktif çalışan sayısına göre fiyatlanır ve her aktif personel kartı bir kez sayılır; çalışana giriş hesabı açmak bu sayıyı artırmaz. Örneğin 1–10 aktif çalışan için yıllık fiyat ₺18.000'dir (Kasım 2026, KDV hariç). Tüm paketler Sora İK fiyatları bölümündedir.

Çalışan hangi bilgileri görebilir?

Çalışan yalnız kendisiyle ilgili kaydı görmelidir: personel kartı, izin hakkı ve bakiyesi, talep geçmişi, kendi giriş-çıkış kayıtları, kesinleşmiş ücret pusulası ve kendisine gönderilen belgeler. Başka çalışanların ücreti, kimlik bilgisi ya da rapor nedeni self servis ekranına hiçbir koşulda düşmemelidir. Kuralı rol tanımlarıyla sabitleyin.

Yönetici izindeyken onayı kim verir?

Bunu önceden tanımlamazsanız talepler yönetici dönene kadar bekler. Sora İK'da onay akışı kurulmamışsa üst yönetici ya da İK karar verebilir; akış kuruluysa sıradaki adımın onaycısı ve İK karar verir. İzne çıkan onaycı, kendi adımları için belirli tarihlerle geçerli bir vekâlet tanımlayabilir.

Self servis telefondan kullanılabilir mi?

Sora İK'nın self servis ekranı bugün telefon ve tablet tarayıcısında açılır; ayrı uygulama kurmak gerekmez. Giriş-çıkış kaydı da telefonla, lokasyondaki QR kod okutularak yapılır. iOS ve Android uygulamaları yol haritasındadır. Telefonla erişimde iki adımlı doğrulamanın açık olması, kayıp ya da çalınan cihaz riskine karşı önemlidir.

Self servis İK'nın hangi işlerini azaltır?

En çok bakiye sorusu, izin formu takibi, pusula ve belge gönderimi ile onay hatırlatmaları azalır. Bu işler İK'nın gününü küçük parçalara bölen işlerdir. Kazanılan zaman kural tanımına, istisnalara ve veri kontrolüne gider; self servis İK'nın karar verdiği işleri değil, bilgiyi taşıdığı işleri devralır.