Yıllık izin takibi nasıl yapılır? Hak edişten onaya izin süreci

Yıllık izin süreci nasıl işler?

Yıllık izin süreci, çalışanın hizmet yılı dolduğunda hakkın doğmasıyla başlar ve kullanılan günün kayda geçmesiyle biter. Arada bakiye hesabı, talep, onay, ekip takvimi kontrolü ve puantaja aktarım yer alır. Her adımın sahibi belli olduğunda bakiyeyi kimse ayrıca hesaplamak zorunda kalmaz.

1. Hak edişi belirleyin. Her çalışan için işe giriş tarihini, yaşını, yer altı işinde çalışıp çalışmadığını ve hizmet süresine eklenecek devamsızlıkları kayda alın.
2. Bakiyeyi açın. Önceki yıllardan kalan günleri açılış bakiyesi olarak girin; sözleşmeyle tanınan ek günleri ayrı bir kural olarak tutun.
3. Talebi alın. Talepte başlangıç ve bitiş tarihi, yol izni isteği ve talep sonrası kalacak bakiye görünmeli.
4. Günleri sayın. İzin süresine denk gelen hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günlerini izinden düşmeyin.
5. Çakışmayı kontrol edin. Aynı ekipten aynı tarihlerde kaç kişinin izinde olacağını takvimde görün.
6. Onaylayın ve bildirin. Kararı kimin, ne zaman verdiğini kayda geçirin; çalışana sonucu yazılı iletin.
7. Puantaja işleyin. Onaylı izin günleri ay sonunda değil, onay anında devam çizelgesine geçsin.

Yıllık izin hakkı için mevzuat ne diyor?

4857 sayılı İş Kanunu, deneme süresi dahil en az bir yıl çalışan işçiye yıllık ücretli izin verilmesini öngörür ve bu haktan vazgeçilemeyeceğini söyler. Asgari gün sayısı hizmet süresine ve yaşa göre değişir; iş sözleşmesi ve toplu iş sözleşmesi bu süreleri artırabilir.

Hak ediş süresinin hesabında aynı işverenin bir ya da birden fazla işyerinde geçen süreler birleştirilir (md. 54). Kaza ya da hastalık nedeniyle işe gidilemeyen günler (belirli bir sınıra kadar), doğumdan önce ve sonra çalışılmayan süreler, hafta tatili ve genel tatil gibi bazı süreler çalışılmış sayılır (md. 55). Kanun metnini 4857 sayılı İş Kanunu sayfasından okuyabilirsiniz.

İzin işveren tarafından bölünemez; tarafların anlaşmasıyla bölünebilir, ancak bölümlerden biri on günden az olamaz. İzne denk gelen ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izinden sayılmaz. İzni başka bir yerde geçirecek çalışana, istemesi ve belgelemesi koşuluyla toplam dört güne kadar ücretsiz yol izni verilir (md. 56).

Aynı madde, işverenin izinleri gösteren bir izin kayıt belgesi tutmasını zorunlu kılar. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği bu belgenin örneğini verir; çalışanın izni en az bir ay önce yazılı bildirmesini (md. 7) ve işçi sayısı yüzden fazla olan işyerlerinde izin kurulu kurulmasını (md. 15) düzenler. Tatil günlerinin listesi 2429 sayılı Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanun'dadır.

Excel ve kâğıtla yürütünce nerede tıkanır?

Excel'de izin takibi, hak ediş tarihleri her çalışan için farklı güne düştüğü ve kural kademeleri kıdemle değiştiği için ilk birkaç yılda bozulur. Onaylar e-postada kaldığında hangi talebin kesinleştiğini kimse kanıtlayamaz. Sorunların çoğu hesaptan değil, kaydın dağınıklığından doğar.

• Hak ediş her çalışanın işe giriş yıl dönümü yerine ocak ayında topluca ekleniyor.
• Beşinci ya da on beşinci hizmet yılında ya da 50 yaşında değişen kademe fark edilmiyor.
• İzin aralığındaki bayram ve hafta tatili günleri bakiyeden düşülüyor.
• İptal edilen ya da kısaltılan izin çizelgeye işlenmiyor; bakiye ile puantaj ayrışıyor.
• Çalışan kalan gününü öğrenmek için İK'ya yazıyor; aynı soru her ay tekrar geliyor.

Sora İK'da izin süreci nasıl işler?

Sora İK, yıllık izin hak edişini kıdem başlangıcı, yaş ve yer altı işi bilgisinden hesaplayan bir altyapı sunar ve talebi, onayı ve bakiyeyi aynı kayıtta tutar. Onaylanan izin puantajda gün kodu olarak görünür. Ürün olgularının özeti Sora İK sayfasındadır.

Çalışan tarih seçtiğinde ekran sayılan ve sayılmayan günleri, talep sonrası bakiyeyi ve uyarıları gösterir: yetersiz bakiye, on günden kısa bölüm ya da yıllık izne bitişik olmayan yol izni gibi. İK başka bir çalışan adına da talep açabilir.

Kanun aynı işverenin işyerlerindeki süreleri birleştirir; Sora İK bu birleştirmeyi kendisi yapmaz, İK birleşik kıdem başlangıcını elle girer. Hafta tatili günü varsayılan olarak Pazar'dır ve firma değiştirebilir; gün sayılırken resmî ve dini bayramlar ile firmanın kendi tatil günleri atlanır.

Onay akışı tanımlı değilse talebe doğrudan yönetici, üst yönetici ya da İK karar verir. Çok adımlı sıra ve vekâlet İK onay süreci rehberinde anlatılan tasarımcıyla kurulur. Karar, çalışana Türkçe ve İngilizce e-postayla bildirilir.

Yol haritasında: raporlu izin ve analık izni türleri, firmaya özel izin türü, yarım gün izin, ekip takviminin tüm çalışanlara açılması ve ücretsiz izin ile rapor günlerinin bordroda kendiliğinden eksik gün sayılması. Ayrıntı için: İzin Yönetimi modülünün tüm özellikleri.

BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

İzin kaydı hem bakiye hem de sağlık ve aile durumu hakkında ipucu taşıdığı için yetki ve iz konusu, hesaplama kadar önemlidir. Onayı kimin verebileceği, kaydı kimin değiştirebileceği ve notlara ne yazılacağı baştan kurala bağlanmalıdır. Çok şubeli yapıda bu kural her şube için ayrıca test edilmelidir.

• Onay hiyerarşisi: şube müdürü, bölge yöneticisi ve İK sırasını yazılı tanımlayın; yöneticinin izinde olduğu günler için vekil belirleyin. Kimse kendi talebini onaylayamamalı.
• Sağlık bilgisi: rapor nedeni ya da çocuğun tedavisi gibi bilgiler KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir. Talep notuna teşhis yazılmasın; Sora İK, çocuğun tedavisi için verilen izni bildirim e-postasında yalnız mazeret izni olarak gösterir.
• Denetim izi: onaylı talepten doğan kullanım hareketi talebe bağlıdır ve elle silinemez; açılış bakiyesi ve düzeltmeler tarih, giren kişi ve notla saklanır.
• Hesap güvenliği: onay yetkisi olan her hesapta iki adımlı doğrulamayı zorunlu tutun. Sora İK'nın güvenlik önlemleri Sora İK güvenlik bölümünde özetlenir.

İzin yönetimiyle birlikte çalışan modüller

Onaylanan izin puantajda gün kodu olur, bordroda ücret hesabını etkiler ve talebin kendisi self-servis ekranından gelir. Aşağıdaki rehberler bu zincirin diğer halkalarını anlatır.

• Puantaj rehberi: Puantaj cetveli, gün kodları ve bordro öncesi kontrol listesi.
• Çalışan self servis rehberi: Çalışan ve yönetici self servisi, devreye alma planı ve görünürlük kuralları.
• İK onay süreci rehberi: Adım, rol, koşul ve vekâlet kurallarıyla izin ve belge onay akışı tasarımı.
• Bordro hazırlama rehberi: Puantajdan ücret pusulasına dört adımda bordro süreci ve ay sonu kontrol listesi.

Sık sorulan sorular

Excel ile yıllık izin takibi neden hata üretir?

Çünkü her çalışanın hak ediş günü işe giriş tarihine bağlıdır ve kademe kıdemle ya da yaşla değişir; tabloda bu kuralları formülle izlemek zorlaşır. Bayram günlerinin düşülmesi, iptal edilen izinler ve e-postada kalan onaylar da çizelgeye elle işlenir. Bir hücredeki tek hata, sonraki yılların bakiyesine taşınır.

Kullanılmayan izin sonraki yıla devreder mi?

Kanuna göre çalışan her hizmet yılına karşılık iznini gelecek hizmet yılı içinde kullanır ve bu haktan vazgeçilemez. Kullanılmayan izin kendiliğinden silinmez; iş sözleşmesi herhangi bir nedenle sona ererse kullanılmayan günlerin ücreti son ücret üzerinden ödenir (İş Kanunu md. 59). Devreden günleri bakiyede ayrı satır olarak izleyin.

İzin onay süreci kaç adımlı olmalı?

Çoğu işyerinde doğrudan yönetici ve gerektiğinde İK kontrolünden oluşan iki adım yeterlidir. Adım sayısı arttıkça talep bekler ve çalışan yol planı yapamaz. Yönetmelik işçinin izni en az bir ay önce yazılı bildirmesini ister; işçi sayısı yüzden fazla olan işyerlerinde izin çizelgesini izin kurulu hazırlar.

Yarım gün izin nasıl takip edilir?

Yarım gün izni yıllık izinden mi yoksa ayrı bir firma izninden mi düşeceğinizi yazılı kurala bağlayın; Kanun yıllık iznin bölünmesini, bir bölümü on günden az olmamak koşuluyla anlaşmaya bırakır. Sora İK'da yarım gün izin bugün yok, yol haritasında. Arefe gibi yarım gün tatiller ise izin süresinden sayılmaz.

İzin verisi bordroyu nasıl etkiler?

Yıllık izin ücretli bir izindir; Kanun izin ücretinin izne başlamadan önce peşin ya da avans olarak ödenmesini ister (md. 57). Ücretsiz izin ise bordroda genellikle eksik gün olarak hesaba girer. Bu yüzden izin türünün doğru kodla puantaja geçmesi, bordronun doğru çıkmasının ön koşuludur.