İK metrikleri: çalışan devir oranı ve devamsızlık oranı nasıl hesaplanır?

İK metrikleri raporlaması nasıl kurulur?

İK metriği raporlaması, önce her metriğin tanımını yazıya dökmekle başlar; formül ve sayım kuralı belli olmadan iki kişi aynı veriden farklı sonuç bulur. Tanımdan sonra veri kaynağı, raporlama sıklığı ve sonucu kimin yorumlayacağı belirlenir.

1. Tanımı yazın. Çalışan sayısı belirli bir gündeki sayı mı, dönem ortalaması mı? Ayrılış günü çalışılmış sayılıyor mu? Kararı bir kez verin ve değiştirmeyin.
2. Veri kaynağını tekleyin. Çalışan sayısı özlük kaydından, devamsızlık puantajdan, maliyet kesinleşmiş bordrodan gelsin; aynı sayıyı iki ayrı tablodan almayın.
3. Sıklığı belirleyin. Hızlı değişen metrikleri aylık, yapısal olanları çeyreklik ya da yıllık izleyin.
4. Kırılımı seçin. Toplam oran sorunu gizleyebilir; departman, lokasyon ve pozisyon kırılımına bakın.
5. Eğilime bakın. Tek ayın sayısı yerine son 12 ayı yan yana koyun ve her raporda bir sonraki adımı yazın.

Çalışan devir oranı ve devamsızlık oranı nasıl hesaplanır?

Çalışan devir oranı, dönemde ayrılan çalışan sayısının dönemin ortalama çalışan sayısına bölünüp 100 ile çarpılmasıyla bulunur. Devamsızlık oranı ise devamsız geçen iş günlerinin planlanan toplam iş gününe bölünüp 100 ile çarpılmasıdır. İki formülde de payda tanımı sonucu belirler.

Çalışan devir oranı (turnover)

Devir oranı = Dönemde ayrılan çalışan ÷ Ortalama çalışan sayısı × 100
Ortalama çalışan sayısı çoğunlukla (dönem başı + dönem sonu) ÷ 2 olarak alınır.

Örnek (varsayımsal rakamlar): Ay başında 48, ay sonunda 52 çalışanı olan bir şirkette ortalama 50'dir. Ay içinde 2 kişi ayrıldıysa aylık devir oranı 2 ÷ 50 × 100 = %4 olur.

Devamsızlık oranı

Devamsızlık oranı = Devamsız iş günü ÷ Planlanan iş günü × 100
Planlanan iş günü, çalışan sayısı ile dönemdeki iş günlerinin çarpımıdır; yıllık izin ve resmî tatil çoğunlukla planlanan güne katılmaz.

Örnek (varsayımsal rakamlar): 20 çalışan ve 22 iş günü olan bir ayda planlanan iş günü 440'tır. Toplam 11 devamsız gün varsa devamsızlık oranı 11 ÷ 440 × 100 = %2,5 olur.

Hangi İK metrikleri düzenli izlenmeli?

Düzenli izlenecek İK metrikleri, iş gücünün büyüklüğünü, kaybını, devamını ve maliyetini birlikte gösteren küçük bir settir. Aşağıdaki on metrik çoğu şirket için başlangıç olarak yeterlidir; her birinin formülü ve izleme sıklığı tabloda yer alır.

İK raporları Excel'de hazırlanınca nerede tıkanır?

Excel ile hazırlanan İK raporunda sorun genellikle formülde değil, verinin her ay farklı dosyalardan elle derlenmesindedir. Tanım yazılı olmadığında ve kaynak dosyalar sonradan değiştiğinde, toplantıda sayının kendisi tartışılır ve karar sonraya kalır.

• Tanım kişiye göre değişir: biri ay sonu sayısını, öteki ay ortalamasını kullanır; devir oranı iki ayrı rakamla sunulur.
• Kaynaklar uyuşmaz: çalışan sayısı özlük listesinden, maliyet bordro dosyasından gelir ve iki liste farklı kişileri sayar.
• Geçmiş ay kaybolur: dosyanın üzerine yazılınca bir önceki ayın sonucu yeniden üretilemez.
• Küçük grup ifşa olur: iki kişilik departmanın ortalama ücreti tabloda kalır ve bir kişinin maaşı ortaya çıkar.

Sora İK'da İK raporları nasıl alınır?

Sora İK, özlük, izin, PDKS, puantaj ve bordro modüllerine zaten girilmiş veriden altı hazır rapor üretir ve ayrıca veri yüklemenizi istemez. Her raporun başında sayım kuralı ve formül yazar; tanımlar sabit olduğu için aylar aynı ölçüyle karşılaştırılır.

Altı raporun konuları: çalışan sayısı; işe girişler, ayrılışlar ve devir; izin kullanımı; PDKS özeti; kıdem ve yaş dağılımı; bordro maliyeti. Çalışan sayısını departmana, pozisyona ve çalışma şekline göre ayrı ayrı görebilirsiniz. Devir oranında ay başı ile ay sonu sayılarının ortalaması kullanılır ve seçilen aya kadar son 12 ay gösterilir. PDKS özeti, puantajdan departman bazında geç kalınan ve devamsız gün sayılarını verir. Bordro maliyeti yalnız kesinleşmiş bordrolardan gelir.

Raporların tamamı, sütun başlıkları Türkçe ya da İngilizce olan CSV dosyası olarak iner. Raporları departman ya da pozisyona göre süzme, alan seçerek kendi raporunuzu kurma, metrik tanımlarını firmaya göre ayarlama, ayrılmaları gönüllü ve gönülsüz diye ayırma ile işe alım, performans ve eğitim raporları yol haritasındadır. Hazır raporda olmayan bir oran için CSV dosyasını kendi tablonuzda kullanabilirsiniz.

Paketler için Sora İK fiyatları; rapor tanımlarının ayrıntısı için Raporlama ve İK Analitiği modülünün tüm özellikleri.

İK raporlarında BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

İK raporu toplu sayı gösterse de küçük bir grupta tek kişinin yaşını ya da ücretini ele verebilir. Bu yüzden raporlarda kimin hangi kapsamı gördüğü, küçük grupların nasıl gizlendiği ve indirilen dosyanın nerede saklandığı önceden kararlaştırılmalıdır.

• Kapsam yetkisi: Sora İK'da ekip yöneticisi yalnız kendisini ve ekibini görür; bordro maliyeti raporu ayrıca bordro yetkisi ister. Yetkiler rol ve yetki tanımlarından yönetilir.
• Küçük grup kuralı: Sora İK, yaş ve kıdem dağılımında ve departman bazlı bordro maliyetinde üçten az kişilik grupları sayı yerine “gizli” gösterir ve toplamdan geri hesaplanmasın diye bir grubu daha gizler. Kendi tablolarınızda da benzer bir eşik kullanın.
• İndirme kaydı: Sora İK'da her CSV indirmesi denetim kaydına yazılır. Bugün raporu görebilen kullanıcı dosyayı da indirebilir; indirmeye ayrı yetki tanımlanması yol haritasındadır.
• Şube ve departman kırılımı: lokasyonlar arasında karşılaştırma yaparken tanımın her şubede aynı uygulandığından emin olun.
• Dosya politikası: indirilen rapor kişisel veri içerebilir; saklama ve paylaşma kuralını KVKK politikanızda yazın.

Raporlamayla birlikte çalışan modüller

Raporların doğruluğu, veriyi üreten modüllerin düzenli tutulmasına bağlıdır. Aşağıdaki rehberler devamsızlık, izin, performans ve organizasyon verisinin nasıl doğru kaydedileceğini anlatır.

• Puantaj rehberi: Puantaj cetveli, gün kodları ve bordro öncesi kontrol listesi.
• Yıllık izin takibi rehberi: Hak ediş, bakiye ve onay adımlarıyla yıllık izin takibi.
• 360 derece performans değerlendirme rehberi: KPI ve yetkinlik ölçütleriyle değerlendirme dönemi, form tasarımı, değerlendirici seçimi ve sonuçların kullanımı.
• Organizasyon şeması hazırlama rehberi: Departman ve pozisyon yapısını kurma, raporlama hattını güncel tutma ve şemanın onaylara etkisi.

Sık sorulan sorular

Çalışan devir oranı nasıl hesaplanır?

Dönemde ayrılan çalışan sayısını, dönemin ortalama çalışan sayısına bölüp 100 ile çarparsınız. Ortalama için genellikle dönem başı ve dönem sonu sayılarının ortalaması alınır. Örnek: ortalaması 50 olan bir ayda 2 kişi ayrıldıysa oran %4'tür. Yıllık oranda 12 ayın toplam ayrılışı aynı dönemin ortalamasına bölünür.

İyi bir devir oranı kaçtır?

Tek bir doğru rakam yoktur; kabul edilebilir oran sektöre, rolün niteliğine, mevsimselliğe ve şirketin büyüme dönemine göre değişir. Bu yüzden genel bir eşik aramak yerine kendi oranınızı son 12 ayla ve departmanlar arasında karşılaştırın. İlk yıl içinde ayrılanları ayrıca izlemek, işe alım ve uyum sürecindeki sorunu daha erken gösterir.

Hangi İK raporları aylık izlenmeli?

Aylık izlemede çalışan sayısı, giriş-çıkış ve devir oranı, devamsızlık ile geç kalma, fazla çalışma saati ve işveren maliyeti öne çıkar; bunlar ay içinde hızla değişir. Kıdem ve yaş dağılımı ya da izin kullanım oranı gibi yapısal metrikler çeyreklik veya yıllık bakıldığında daha anlamlı sonuç verir.

Raporlar dışa aktarılabilir mi?

Evet. Sora İK'daki her hazır rapor, Türkçe ya da İngilizce sütun başlıklı CSV dosyası olarak indirilir ve ekranda gizlenen küçük grup değerleri dosyada da gizli kalır. Her indirme denetim kaydına geçer. İndirilen dosya kişisel veri içerebileceği için nerede saklanacağına ve kiminle paylaşılacağına şirketiniz karar verir.

İK analitiği küçük şirketler için anlamlı mı?

Anlamlıdır, ama yorum dikkat ister. Yirmi kişilik bir ekipte tek bir ayrılış devir oranını belirgin biçimde yükseltir; bu yüzden aylık oran yerine 12 aylık eğilime bakmak daha sağlıklıdır. Küçük gruplarda kişiyi tanınır kılan kırılımlardan kaçının. Devamsızlık ve fazla çalışma takibi ise ekip büyüklüğünden bağımsız olarak hemen fayda sağlar.