Puantaj nasıl tutulur? Puantaj cetvelinden bordroya giden yol

Puantaj nasıl tutulur?

Puantaj, ayın her günü için tek bir kod ve gerekiyorsa saat bilgisiyle tutulur. Kodu belirleyen kaynaklar giriş-çıkış kaydı, onaylı izinler, rapor belgeleri ve firma takvimidir. Ay boyunca bu kaynaklar işlendikçe cetvel dolar, ay sonunda yalnız istisnalar kontrol edilip dönem kapatılır.

1. Takvimi kurun. Hafta tatili gününü, resmî tatilleri ve firmanın kendi kapalı günlerini ay başlamadan girin.
2. Mesaiyi bağlayın. Her çalışanın beklenen çalışma saatini tanımlayın; kayıt beklenmeyen kadrolar için bunu ayrıca belirtin.
3. Kaynakları akıtın. PDKS kayıtları ve onaylı izinler ilgili güne kendiliğinden işlensin.
4. İstisnaları girin. Rapor, mazeret ve devamsızlık günlerini tarih aralığıyla işaretleyin.
5. Fazla çalışmayı ayrı tutun. Fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışmayı gün kodundan ayrı, saat olarak kaydedin.
6. Ay sonunda kontrol edin. Uyarıları kapatın, yöneticilerden ekip cetvelini teyit alın.
7. Dönemi kapatın. Kontrol edilen cetveli dışa aktarın ve bordroya o sürümü verin; sonraki değişiklik gerekçeyle yapılsın.

Puantaj cetvelinde hangi bilgiler ve kodlar yer alır?

Puantaj cetvelinde her satır bir çalışanı, her sütun ayın bir gününü gösterir; hücrede o günün kodu bulunur. Satırın sonunda gün türlerine göre toplamlar ve saat bazlı fazla çalışma yer alır. Kod setinin kısa, sabit ve herkesçe aynı okunması, kaydın kendisi kadar önemlidir.

Cetvelin başlığında sicil numarası, ad soyad, departman ve dönem bulunmalıdır. Raporlu gün için teşhis ya da hastalık adı yazılmaz; yalnız kod tutulur.

Puantaj için mevzuat ne diyor?

4857 sayılı İş Kanunu, puantajda izlenen sürelerin çoğunun sınırını belirler: haftalık çalışma süresi, hafta tatili, genel tatil ve fazla çalışma. Cetveldeki uyarılar bu maddelere dayanır. Ücret oranları ve tutarlar için güncel resmî metne ve mali müşavirinize başvurun.

• Çalışma süresi (md. 63): genel olarak haftada en çok 45 saattir. Anlaşmayla günlere farklı dağıtılabilir, ancak günlük süre 11 saati aşamaz ve iki aylık denkleştirme döneminde haftalık ortalama normal süreyi geçemez.
• Fazla çalışma (md. 41): haftalık 45 saati aşan çalışmadır. Sözleşmeyle daha kısa haftalık süre belirlenmişse 45 saate kadar olan kısım fazla sürelerle çalışmadır. Fazla çalışma için işçinin onayı gerekir ve toplamı bir yılda 270 saati geçemez.
• Hafta tatili (md. 46): çalışılan iş günlerinden sonra yedi günlük dilim içinde kesintisiz en az 24 saat dinlenme verilir. Bazı izinler ve hekim raporlu günler bu hakkın hesabında çalışılmış sayılır.
• Genel tatil (md. 47): ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışılmazsa o günün ücreti ödenir; çalışılırsa çalışılan her gün için ayrıca bir günlük ücret ödenir. Bu yüzden genel tatilde çalışılan gün cetvelde ayrı izlenmelidir.

Maddelerin tam metni: 4857 sayılı İş Kanunu. Denkleştirme uygulayan işyerinde haftalık sınır tek haftaya bakılarak değil, denkleştirme döneminin ortalamasıyla değerlendirilir (md. 41 ve 63).

Excel ve kâğıtla yürütünce nerede tıkanır?

Excel'de puantaj, giriş-çıkış dökümü, izin listesi ve rapor belgeleri ayrı yerlerden elle birleştirildiği için ay sonunda tıkanır. Yanlış gün çoğu zaman ücret ödendikten ve çalışan itiraz ettikten sonra ortaya çıkar. Aşağıdaki dört hata türü en sık karşılaşılanlardır.

• Çelişen gün: izin listesinde izinli olan çalışan aynı gün giriş kaydıyla da görünür ve hangisinin doğru olduğu bilinmez.
• Sürüm karmaşası: kapanıştan sonra gelen düzeltmeyle iki dosya oluşur; bordroya hangisinin gittiği belirsizleşir.
• İzsiz değişiklik: bir hücreyi kimin, neden değiştirdiği kayıtlı değildir.
• Fazla çalışma takibi: yıllık 270 saatlik sınır ay ay toplanmadığı için aşım fark edilmez.

Sora İK'da puantaj nasıl işler?

Sora İK'da aylık puantaj cetveli PDKS kayıtlarından, onaylı izinlerden ve firma takviminden kendiliğinden hesaplanır ve CSV dosyası olarak indirilir. İK yalnız istisnaları gün işaretiyle girer. Kod seti Sora İK'da sabittir; firmaya özel kod seti yol haritasında.

Cetvel eksik giriş ya da çıkışı, aynı gün için çelişen kayıtları ve günlük, haftalık, gece ve yıllık çalışma sınırlarının aşılmasını uyarıyla gösterir; uyarı ilgili kanun maddesini belirtir ama kaydı engellemez. Fazla çalışma giriş-çıkıştan hesaplanmaz: İK süreyi tarih ve dakikasıyla kalem olarak girer, ekran yıl toplamını 270 saatlik sınıra göre gösterir.

Rapor işaretinde teşhis alanı yoktur. Ekip yöneticisi rapor ve ücretli mazeret günlerini aynı “izinli” koduyla görür; rapor kodunu ayrı olarak yalnız çalışan, İK, firma sahibi ve sistem yöneticisi görür. Puantaj, giriş-çıkış kaydı tutmayan işyerlerinde de kayıt beklemeyen mesai tanımıyla çalışır.

Yol haritasında: dönem onayı ve kilidi, kilitli dönemin bordroya girdi olması, ücretsiz izin ve rapor günlerinin bordroda eksik gün sayılması, fazla mesai hesabı ve denkleştirme, vardiya planlama. Bugün Sora İK bordrodaki gün sayısını puantajdan değil, işe giriş ve çıkış tarihlerinden bulur; Sora İK'nın tüm olguları Sora İK sayfasındadır. Ayrıntı için: Puantaj modülünün tüm özellikleri.

BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

Puantaj, ücreti doğrudan etkileyen ve sağlık bilgisine yakın kayıt taşıyan bir veri setidir. Bu nedenle kimin değiştirebildiği, değişikliğin nasıl kaydedildiği ve dosyanın kime gittiği yazılı kurala bağlanmalıdır. Çok şubeli yapıda kapanış sırası ve dışa aktarılan dosyanın yolu ayrıca tanımlanmalıdır.

• Değiştirme yetkisi: gün işareti ve elle kayıt girme yetkisini İK ile sınırlayın. Sora İK'da bu işlemler ve CSV indirme İK, firma sahibi ve sistem yöneticisi rolündedir.
• Değişiklik kaydı: her elle kayıt ve işaret, yapan kişi ve zamanla denetim kaydına geçmeli; düzeltme kaynağında yapılmalı, cetvel üzerinde değil.
• Şube bazlı kapanış: her şubenin yöneticisi kendi ekibini kontrol etsin, İK kapanışı tek takvimle yürütsün.
• CSV dışa aktarım: indirilen dosya kişisel veri içerir; e-posta eki yerine erişimi sınırlı bir klasörde tutun ve bordro bitince saklama kuralınıza göre silin. Güvenlik önlemleri Sora İK güvenlik bölümünde.

Puantajla birlikte çalışan modüller

Puantaj, giriş-çıkış ve izin kayıtlarını toplayan, bordroya ve raporlara veri veren ara halkadır. Aşağıdaki rehberler bu halkanın iki yanını anlatır.

• PDKS rehberi: PDKS yöntemleri, biyometrik veri ve KVKK, eksik kayıt yönetimi.
• Yıllık izin takibi rehberi: Hak ediş, bakiye ve onay adımlarıyla yıllık izin takibi.
• Bordro hazırlama rehberi: Puantajdan ücret pusulasına dört adımda bordro süreci ve ay sonu kontrol listesi.
• İK metrikleri rehberi: Çalışan devir oranı ve devamsızlık oranının formülleri, örnek hesapları ve düzenli izlenecek İK metrikleri.

Sık sorulan sorular

Puantaj ile bordro arasındaki fark nedir?

Puantaj zamanı kaydeder: hangi gün çalışıldı, hangi gün izin ya da rapor vardı, kaç saat fazla çalışma yapıldı. Bordro ise bu gün ve saatleri ücret, kesinti ve prim tutarlarına çevirir. Puantajdaki tek yanlış kod, bordroda eksik gün ya da yanlış ödeme olarak geri döner; bu yüzden puantaj bordrodan önce kapatılır.

Puantaj cetvelinde hangi kodlar kullanılır?

Yaygın sette çalışma, hafta tatili ve genel tatil kodlarının yanında yıllık izin, ücretli mazeret izni, ücretsiz izin, rapor ve devamsızlık kodları bulunur. Bazı işyerleri işe girişten önceki günler için ayrı bir istihdam dışı kodu da kullanır. Kodun kendisinden çok, herkesin aynı kodu aynı anlamda okuması önemlidir.

Puantajı kim onaylar?

Pratikte ekip yöneticisi kendi ekibinin günlerini kontrol eder, İK son onayı verir ve dönemi bordroya teslim eder. Onaydan sonra yapılacak değişiklik gerekçe yazılarak kayda geçmelidir. Sora İK'da yöneticinin dönemi kontrol etmesi ve İK'nın dönemi onaylayıp kilitlemesi yol haritasında; bugün kontrol edilen ay CSV olarak indirilir.

Fazla mesai puantaja nasıl işlenir?

Fazla mesai gün koduna değil, ayrı bir saat sütununa yazılır; fazla çalışma ile fazla sürelerle çalışma ayrı tutulur, çünkü Kanun ikisini farklı tanımlar. Yıl toplamı da izlenmelidir, fazla çalışma bir yılda 270 saati geçemez. Denkleştirme uygulanan işyerinde, dönem ortalaması normal haftalık süreyi aşmıyorsa 45 saati geçen haftalar fazla çalışma sayılmaz (md. 41).

Puantaj Excel'de tutulabilir mi?

Tutulabilir; küçük ve tek lokasyonlu ekiplerde yıllarca Excel'le yürüyen puantajlar vardır. Sorun, çalışan ve kaynak sayısı arttığında başlar: izin listesi, giriş-çıkış dökümü ve rapor bilgisi elle birleşir, değişikliklerin izi kalmaz ve dosyanın hangi sürümünün bordroya gittiği belirsizleşir. Kural ve sahip netse Excel bir süre yeter.