PDKS nedir? Personel devam kontrol sistemi kurarken KVKK ve veri güvenliği

PDKS süreci nasıl işler?

PDKS süreci, her çalışan için beklenen mesaiyi tanımlamakla başlar, kaydın oluşması ve eksiklerin kapatılmasıyla devam eder, gün kodunun puantaja geçmesiyle biter. Kayıt yöntemi bu zincirin yalnız bir halkasıdır. Kurulumda en çok vakit alan iş, eksik ve şüpheli kayıtların kimin elinde ve hangi gerekçeyle düzeltileceğini belirlemektir.

1. Mesaiyi tanımlayın. Başlangıç ve bitiş saatini, ara dinlenmesini, geç kalma toleransını ve gece vardiyasını yazılı hâle getirin.
2. Yöntemi seçin. Lokasyon sayısına, çalışan profiline ve kişisel veri değerlendirmesine göre bir ya da iki yöntem belirleyin.
3. Kaydı toplayın. Her kayıt saat, yön (giriş ya da çıkış), kaynak ve lokasyon bilgisi taşısın.
4. Eksikleri işaretleyin. Girişi olup çıkışı olmayan ya da olağan dışı uzun süren günler her gün listelenmeli, ay sonuna bırakılmamalı.
5. Gerekçeyle düzeltin. Elle eklenen ya da iptal edilen her kayıt, kimin neden yaptığıyla saklansın; eski kayıt silinmesin.
6. Puantaja aktarın. Günlük çalışma süresi ve devam durumu puantaj cetveline kendiliğinden geçsin.

PDKS'de hangi kayıt yöntemleri kullanılır?

PDKS'de yaygın beş yöntem vardır: kart okutma, telefonla QR ya da mobil kayıt, PIN girişi, biyometrik okuyucu ve imza föyü ya da elle giriş. Hiçbiri her işyerine uymaz. Seçimi donanım maliyeti, kötüye kullanım riski ve işlenen kişisel verinin niteliği birlikte belirler.

PDKS ve biyometrik veri için mevzuat ne diyor?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu biyometrik veriyi özel nitelikli kişisel veri sayar ve bu verinin işlenmesini kural olarak yasaklar. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na göre çalışma saatini izlemek için biyometrik veri işlemek, açık rıza alınsa bile ölçülülük ilkesini karşılamaz.

KVKK md. 6, özel nitelikli veriyi ancak sayılan şartlardan biri varsa işlenebilir kılar. Kurul'un 2026/921 sayılı ve 29 Nisan 2026 tarihli ilke kararına ilişkin kamuoyu duyurusu (2 Haziran 2026) üç noktayı vurgular: mesai takibinin biyometrik yöntemle yapılmasını öngören açık bir kanun hükmü yoktur; işçi ile işveren arasındaki güç dengesizliği açık rızanın özgür iradeye dayanmasını tartışmalı kılar; daha az müdahaleci yöntemler varken biyometrik işleme ölçülü değildir.

Duyuru, alternatif olarak şifreli kart ya da PIN tabanlı sistemleri, imza ve kâğıt bazlı devam çizelgelerini, RFID/NFC kimlik kartlarını ve denetçi gözetiminde elle girişi sayar. Kurala uymayan veri sorumluları hakkında Kanun'un 18. maddesine göre işlem yapılacağı da belirtilir. Biyometrik cihazınız varsa değişikliği hukuk danışmanınızla planlayın.

Çalışma süresi tarafında 4857 sayılı İş Kanunu md. 63, haftalık çalışmayı genel olarak en çok 45 saatle sınırlar. Taraflar anlaşırsa bu süre günde 11 saati aşmamak koşuluyla günlere farklı dağıtılabilir; iki aylık denkleştirme süresinde haftalık ortalama normal süreyi aşamaz. PDKS kaydı, bu sınırların izlenmesinde temel veridir.

Excel ve kâğıtla yürütünce nerede tıkanır?

Giriş-çıkış verisi kâğıtta, Excel'de ya da yalnız cihaz ekranında durduğunda sorun kayıt anında değil, ay sonunda çıkar. Eksik çıkışlar toplu ve gerekçesiz tamamlanır, düzeltmenin izi kalmaz. Puantaja taşıma elle yapıldığı için hata ancak bordrodan sonra fark edilir.

• Unutulan çıkışlar ay sonunda tahmini saatle doldurulur; kimin doldurduğu bilinmez.
• Cihaz dökümü ile izin listesi ayrı dosyadır; izinli bir gün devamsız görünebilir.
• Geç kalma ve erken çıkış hiç raporlanmaz ya da yalnız şikâyet olunca bakılır.
• Birden çok lokasyonun dökümü farklı biçimde gelir, birleştirmesi günler alır.

Sora İK'da giriş-çıkış takibi nasıl işler?

Sora İK'da giriş-çıkış kaydı, lokasyona asılan sabit QR kodun telefonla okutulması ve o anda konumun doğrulanmasıyla oluşur. Mevcut kart okuyucuların zaman kayıtları ise CSV ya da xlsx dosyasıyla içe alınır. Sora İK parmak izi ya da yüz verisi işlemez; kart okuyucu üreticilerinin sistemlerine canlı bağlantısı da yoktur.

İK her lokasyona koordinat ve yarıçap verir; varsayılan yarıçap 100 metredir. Kod sızarsa yenisi üretilir, eski baskı geçersiz olur. Kayıt saati olarak sunucu saati kullanılır. Ham konum, IP adresi ve tarayıcı bilgisi saklanmaz; kayıtta lokasyona uzaklık ve konum doğruluğu metre olarak kalır.

Girişsiz çıkış ya da 16 saati aşan giriş-çıkış çifti eksik kayıt olarak işaretlenir. Eksik kaydı İK gerekçe yazarak ekler; bu kayıt “Düzeltme” etiketi taşır ve denetim kaydına geçer. Hatalı kayıt silinmez, geçersiz kılınır. Günlük çalışma süresi puantaja kendiliğinden yansır.

Yol haritasında: çalışanın düzeltme talebi ve yönetici onayı, vardiya planlama, fazla mesai hesabı ve denkleştirme, saha ve uzaktan çalışan takibi ile iOS ve Android uygulamaları. Ürün özetine Sora İK sayfasından ulaşabilirsiniz. Ayrıntı için: PDKS – Giriş Çıkış Takibi modülünün tüm özellikleri.

BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

PDKS bir ağ ve veri akışı projesidir: cihazdan ya da telefondan çıkan her kayıt bir sunucuya ulaşır ve sonradan değiştirilebilir. Bu yüzden yöntem seçimi kadar, verinin nereden geldiği, kimin düzelttiği ve hangi bilginin hiç toplanmadığı belgelenmelidir. Ölçülü yöntem, KVKK riskini baştan düşürür.

• Ölçülülük: amaca yeten en az veriyi seçin. Biyometrik okuyucu yerine kart ya da QR, sürekli konum yerine yalnız kayıt anındaki yakınlık kontrolü yeterli olabilir.
• Veri akışı: cihazdan yazılıma aktarım dosyayla yapılıyorsa dosyanın kimde durduğunu ve ne zaman silindiğini tanımlayın. Dosya aktarımı, cihazın kendisinde yapılan işlemenin değerlendirilmesini ortadan kaldırmaz.
• Düzeltme izi: elle kayıt girme yetkisini dar tutun; her düzeltme gerekçe ve kullanıcı adıyla kalsın. Sora İK'da elle kayıt en çok 93 gün geriye girilebilir.
• Birden çok lokasyon: her şubeye ayrı kod ve yarıçap verin; yöneticinin yalnız kendi ekibini görmesini sağlayın. Güvenlik önlemleri Sora İK güvenlik bölümünde özetlenir.

PDKS ile birlikte çalışan modüller

PDKS kaydı tek başına bir anlam taşımaz; izinle birleşip puantajda gün koduna, oradan bordroya dönüşür. Aşağıdaki rehberler bu akışın sonraki adımlarını ve KVKK tarafını anlatır.

• Puantaj rehberi: Puantaj cetveli, gün kodları ve bordro öncesi kontrol listesi.
• Yıllık izin takibi rehberi: Hak ediş, bakiye ve onay adımlarıyla yıllık izin takibi.
• Bordro hazırlama rehberi: Puantajdan ücret pusulasına dört adımda bordro süreci ve ay sonu kontrol listesi.
• İnsan kaynaklarında KVKK rehberi: Çalışan ve aday verisinde aydınlatma, hukuki sebep, saklama-imha ve erişim adımlarıyla KVKK uyumu.

Sık sorulan sorular

PDKS kullanmak zorunlu mu?

Mevzuat belirli bir PDKS sistemini şart koşmaz. Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun duyurusu da işverenin çalışma sürelerini takip ve belgeleme çerçevesinin çizildiğini, ancak takibin hangi yöntemle yapılacağının belirlenmediğini söyler. Fazla çalışma ve haftalık süre sınırlarını izleyebilmek için pratikte güvenilir bir kayıt yine de gerekir.

Parmak iziyle PDKS KVKK'ya uygun mu?

Kurul'un 2026/921 sayılı ilke kararına göre yalnız mesai takibi amacıyla parmak izi ya da yüz verisi işlemek, çalışanın açık rızası alınsa bile ölçülülük ilkesini sağlamaz. Kurum, kart, PIN, kâğıt çizelge ve gözetimli elle giriş gibi yöntemleri alternatif olarak sayar. Kendi durumunuz için hukuk danışmanınıza başvurun.

PDKS ile puantaj arasındaki fark nedir?

PDKS ham kaydı üretir: kim, hangi gün, saat kaçta girdi ve çıktı. Puantaj bu kaydı izin, rapor ve tatil bilgisiyle birleştirir ve her güne çalışıldı, izinli, raporlu ya da devamsız anlamına gelen bir kod atar. Bordro puantajdan beslenir; PDKS verisi doğrudan bordroya gitmez.

Eksik giriş-çıkış kaydı nasıl düzeltilir?

Eksik kayıt her gün listelenmeli ve çalışanın yöneticisiyle teyit edildikten sonra İK tarafından gerekçe yazılarak tamamlanmalıdır. Eski kayıt silinmemeli, geçersiz olarak işaretlenmelidir. Böylece denetimde hangi saatin cihazdan, hangisinin düzeltmeden geldiği ayırt edilir. Eksikler gün gün kapandığı için ay sonunda toplu ve açıklamasız düzeltmeye gerek kalmaz.

Uzaktan çalışanların devamı nasıl izlenir?

Uzaktan çalışmada sürekli konum takibi ölçülülük açısından tartışmalıdır; daha az müdahaleci seçenekler arasında yöneticinin onayladığı günlük çalışma bildirimi ve gözetimli elle giriş vardır. Sora İK'da uzaktan ve saha çalışanı takibi yol haritasında; bugün lokasyon dışındaki çalışanın kaydını İK gerekçeli düzeltmeyle girer.