Bordro nasıl hazırlanır? Puantajdan ücret pusulasına adım adım

Bordro hazırlama süreci hangi adımlardan oluşur?

Bordro her ay aynı sırayla ilerleyen dört adımlık bir döngüdür. Önce çalışılan günler kesinleşir, ardından kazanç ve kesintiler hesaplanır, sonuç ikinci bir göz tarafından kontrol edilip onaylanır ve son olarak her çalışan kendi ücret pusulasını alır.

1. Puantajı kesinleştirin. Ay içindeki çalışma, izin, rapor, devamsızlık ve fazla çalışma kayıtlarını kapatın. Ay ortasında işe giren ya da ayrılan çalışanların tarihlerini netleştirin. Ayrıntı için puantaj nasıl tutulur rehberi.
2. Kazanç ve kesintileri hesaplayın. Brüt ücrete o aya ait ek ödemeleri ekleyin; sigorta primi, gelir vergisi ve damga vergisi gibi yasal kesintileri, ardından avans ya da icra gibi diğer kesintileri düşün.
3. Kontrol edip onaylayın. Taslak sonuçları geçen ayla ve girdilerle karşılaştırın. Hesabı hazırlayandan farklı biri onay versin.
4. Ücret pusulasını ulaştırın. Onaylanan bordronun pusulasını her çalışana yalnız kendi kaydı görünecek biçimde verin.

Brüt ücretten net ücrete hangi kalemlerle gidilir?

Net ücret, brüt ücret ve dönemin ek ödemelerinden çalışan payına düşen prim ve vergi kesintileri çıkarılarak bulunur. Oranlar, dilimler, istisnalar ve tavan ya da taban tutarları dönemden döneme değiştiği için aşağıdaki tablo yalnız kalem adlarını verir; güncel değerleri resmî kaynaktan alın.

Ay sonu bordro kontrol listesinde neler olmalı?

Ay sonu kontrol listesi, bordro onaylanmadan önce en sık hata çıkan noktaları tek tek işaretlemenizi sağlar. Maddeler girdi, hesap ve çıktı tarafını birlikte kapsar; her ay aynı listeyi kullanmak kontrolü kişiye bağlı olmaktan çıkarır.

• Ücret kaydı olmayan ya da ücreti bu ay değişen çalışan var mı?
• Ay içinde işe giren ve ayrılanların gün sayısı doğru mu?
• Ücretsiz izin, rapor ve devamsızlık günleri puantajla uyuşuyor mu?
• Yıl içinde işe girenlerin önceki işverendeki kümülatif matrahı alındı mı?
• Toplam brüt, net ve işveren maliyeti geçen aya göre açıklanamayan bir sapma gösteriyor mu?
• Bildirge ve beyanname için kullanılacak özet tablo bordroyla aynı rakamları veriyor mu?

Ücret pusulası ve bordro kesintileri için mevzuat ne diyor?

İş Kanunu, işverenin ücret ödemesinde çalışana ücret hesabını gösteren bir pusula vermesini zorunlu tutar. Prim kesintileri sosyal güvenlik mevzuatına, vergi kesintileri gelir vergisi ve damga vergisi kanunlarına dayanır; bu kanunlardaki değerler dönemsel olarak güncellenir.

4857 sayılı İş Kanunu md. 37'ye göre işveren, ödemeyi işyerinde ya da bankaya yapsa da işçiye ücret hesabını gösteren, imzalı ya da işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula verir. Pusulada ödeme günü ve ilgili dönem, fazla çalışma, hafta tatili ve bayram gibi ek ödemeler ile vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her türlü kesinti ayrı ayrı gösterilir. Bu işlemler damga vergisinden ve harçlardan muaftır.

Sigorta ve işsizlik sigortası primleri 5510 sayılı Kanun, gelir vergisi 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu, damga vergisi 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu çerçevesinde hesaplanır. Bu sayfa oran ya da tutar vermez; güncel değerler için Gelir İdaresi Başkanlığı ve Sosyal Güvenlik Kurumu duyurularını izleyin.

Bordro Excel'de hazırlanınca nerede tıkanır?

Excel bordrosu küçük ekipte idare eder, ama formül, girdi ve geçmiş aynı dosyada karıştıkça hata bulmak zorlaşır. Sorunların çoğu hesap mantığından değil, eksik ya da yanlış döneme girilmiş veriden ve ücret dosyasının e-postayla denetimsiz dolaşmasından çıkar.

• Kümülatif matrah kopar: yıl içi vergi matrahı her ay bir önceki dosyadan elle taşınır; tek bir kopyalama hatası sonraki bütün ayları etkiler.
• Formül sessizce bozulur: satır eklenince ya da sıralama yapılınca bir hücre yanlış satıra bakar ve tablo hata vermeden yanlış net üretir.
• Puantaj ile bordro ayrışır: izin ve devamsızlık günleri ayrı dosyada tutulur, bordroya geçerken eksik gün atlanır.
• Kapanmış ay değişir: geçmiş dosya yeniden açılıp düzeltilir, bildirilen rakamla elde kalan rakam artık aynı değildir.

Sora İK'da bordro süreci nasıl işler?

Sora İK, personel kartındaki ücreti ve o aya girilen ek ödeme ile kesinti kalemlerini birleştirip aylık bordroyu çıkarır; hesap önce taslak olarak çıkar, kontrolden sonra kesinleştirilir ve kesinleşen bordro bir daha değiştirilemez. Kapsam, 4/1-a sigortalı ve standart aylık ücretli çalışandır.

Ücret, yürürlük tarihiyle brüt ya da net girilir; hesap iki yönde de yapılır ve yıl içi vergi matrahı kesinleşmiş aylardan izlenir. Asgari ücret, prim sınırları ve vergi tarifesi gibi dönem parametrelerini Sora İK merkezi olarak resmî kaynağıyla girer. Ücreti eksik çalışan gibi durumlar kesinleştirmeden önce uyarı olarak görünür.

Kesinleşen bordronun ücret pusulası, çalışanın self-servis ekranında yalnız kendisine açılır. Bordro özeti CSV olarak iner; Sora İK kamu kurumlarına otomatik gönderim yapmaz. Puantaj ve izin kayıtlarının bordroya kendiliğinden aktarılması, SGK e-Bildirge ve MUHSGK dosyası üretimi ile pusulanın e-posta yoluyla dağıtılması yol haritasındadır. Bordro danışmanlığı pakete dahil değildir.

Paket ve fiyat bilgisi için Sora İK fiyatları. Hesabın kapsamı ve kapsam dışı durumlar için Bordro modülünün tüm özellikleri.

Bordro verisinde BT ve kurumsal açıdan nelere dikkat edilmeli?

Ücret bilgisi şirket içinde en hassas veri gruplarından biridir; sızması hem kişisel veri ihlali hem de iç huzursuzluk demektir. Bu yüzden bordroda erişim en dar tutulmalı, görüntülemeler kayda geçmeli ve hesabı hazırlayan ile onaylayan aynı kişi olmamalıdır.

• En dar yetki: ücret ve bordroyu yalnız işi gereği görmesi gerekenler görsün. Sora İK'da sistem yöneticisi rolü varsayılan olarak ücret görmez; mali müşavire bordroyu yalnız okuyabilen özel bir rol açılabilir.
• Görüntüleme kaydı: Sora İK'da ücret ve bordro kayıtlarının görüntülenmesi denetim kaydına yazılır. Ayda bir, kimin hangi ücret kaydını açtığına bakın.
• Görev ayrılığı: taslağı hazırlayan ile kesinleştiren farklı kişi olsun; bunu iç kural olarak yazılı hâle getirin.
• Hesap güvenliği: bordro yetkisi olan bütün hesaplarda iki adımlı doğrulamayı zorunlu tutun; Sora İK'da firma sahibi bunu firma genelinde açabilir.
• Dışa aktarılan dosya: CSV bordro özeti kişisel veri içerir. Nerede saklanacağını ve kiminle paylaşılacağını KVKK politikanızda belirleyin; ayrıntı için İK yazılımı güvenliği rehberi.

Bordroyla birlikte çalışan modüller

Bordronun doğruluğu, girdiyi üreten puantaj ve izin kayıtlarına ve ücret verisine kimin eriştiğine bağlıdır. Aşağıdaki rehberler bordro öncesindeki ve sonrasındaki adımları anlatır.

• Puantaj rehberi: Puantaj cetveli, gün kodları ve bordro öncesi kontrol listesi.
• Yıllık izin takibi rehberi: Hak ediş, bakiye ve onay adımlarıyla yıllık izin takibi.
• İK yazılımı güvenliği rehberi: Rol bazlı yetki, iki adımlı doğrulama ve denetim kaydı için satıcıdan bağımsız BT kontrol listesi.
• İK metrikleri rehberi: Çalışan devir oranı ve devamsızlık oranının formülleri, örnek hesapları ve düzenli izlenecek İK metrikleri.

Sık sorulan sorular

Bordro ile ücret pusulası aynı şey mi?

Hayır. Bordro, işyerindeki bütün çalışanların o ayki kazanç, kesinti ve net ücretlerini gösteren toplu hesaptır. Ücret pusulası ise o hesabın tek bir çalışana düşen kısmıdır ve çalışana verilir. İş Kanunu md. 37, pusulada ödeme dönemini, ek ödemeleri ve kesintileri ayrı ayrı göstermeyi ister.

Bordro hesaplamasını kim kontrol etmeli?

Hesabı hazırlayan kişiden farklı biri kontrol etmelidir; küçük işletmelerde bu çoğu zaman mali müşavir, büyük ekiplerde bordro sorumlusunun yöneticisidir. Kontrol eden kişi taslağı geçen ayla karşılaştırır, sapmaların nedenini sorar ve ancak sonra onay verir. Görev ayrılığı hem hatayı hem de yetkisiz değişikliği erken yakalar.

Sora İK SGK bildirgesini kendisi gönderiyor mu?

Hayır. Sora İK'nın kamu kurumlarıyla doğrudan bağlantısı yoktur ve bildirge göndermez. Bugün kesinleşen bordronun özeti CSV olarak indirilir ve bildirge ya da beyanname hazırlığında kullanılır. SGK e-Bildirge ve MUHSGK dosyası üretimi yol haritasındadır; dosya hazır olduğunda da yüklemeyi resmî sisteme siz yaparsınız.

Bordro verisini kimler görebilir?

Bunu rol tanımlarınız belirler. Sora İK'da ücret alanlarını firma sahibi ve İK görür, sistem yöneticisi rolü varsayılan olarak görmez; mali müşavire yalnız okuma yetkili özel rol verilebilir. Çalışan yalnız kendi pusulasını görür. Başkasının ücret ya da bordro kaydını açmak denetim kaydına yazılır.

Bordro danışmanlığı pakete dahil mi?

Hayır. Sora İK bir hesaplama yazılımıdır; bordroyu sizin adınıza hazırlayan danışmanlık hizmeti hiçbir pakete dahil değildir. Bu hizmet ayrı olarak planlanıyor ancak henüz sunulmuyor; ilgileniyorsanız sora-ik.com iletişim formundan ön talep bırakabilirsiniz. Teşvik, istisna ve sözleşmeye özgü kararlar için mali müşavirinizle çalışmaya devam etmeniz gerekir.